اخبار و مقالات

تازه های فناوری و مقالات تخصصی حساب رایان
چکیده : سیستم حسابداری، سیستم اطلاعاتی بسیار مستقلی است که به اشتراک گذاشتن اطلاعات شاخص‌ های خروجی منفرد آن با اطلاعات دیگر زیرمجموعه ها تحت روش های مدیریت داده به صورت سنتی دشوار می باشد. تمام این فرآیندها نیازمند مهندسی مجدد تحت محیط ERP هستند. در این مقاله یک جریان فرآیند اطلاعاتی جدید حسابداری شامل فرآیندهایی بر پایه حسابداری و ERP طراحی می شود. برای اطمینان از یکپارچگی، تمام داده ها به طور یکسان سازمان دهی می شوند. بعلاوه، این سیستم می‌تواند یکپارچگی را از طریق استانداردها، طرح کلی و قواعد محقق سازد. بنابراین، حسابداری اطلاعات می تواند منبعی برای به اشتراک گذاری برای تمام کاربران باشد.

1. مقدمه
استقلال زیرمجموعه های حسابداری نشان دهنده "کنترل فرآیند و نتیجه گیری از مفهوم" حسابداری بوده، و ثابت می کند که حسابداری منعکس کننده جریان اصلی یک سرمایه گذاری بر مبنای ارزش است و جریانات اطلاعاتی زیادی تولید می کند. به دلیل تفاوت اندازه، فرآیند، دشواری تجارت و نیازهای اطلاعاتی مختلف حسابداری، پردازش داده در حسابداری نیز متفاوت می باشد. این مقاله به همین موضوع می‌پردازد.

 

2. تعریف فرآیند تجاری
2.1. فرآیند تجاری
فرآیند تجاری مجموعه ای از عملیات های به هم پیوسته است که تمام این عملیات توسط موضوعات اقتصادی مشخصی هدایت می شوند و جریان ورودی وخروجی آن ها را می توان به وضوح تعیین کرد. برای یک سرمایه گذاری سازماندهی شده، هر عملیات طی رویه ها و بخش های مشخصی کامل می شود، و قواعد مدیریتی پایدار بوده و در طول یک دوره بدون تغییر می باشد.
1) مدیریت فروش داخلی (فهرست اموال، کنترل، بازگشت کالاها به متصدی ملزومات)
2) مدیریت فروش خارجی (پردازش حواله فروش، جمع آوری حساب ها، محموله، تحویل و غیره)
3) عملیات (پردازش، مونتاژ، بسته بندی و غیره)
4) بازار یابی (آگهی، تبلیغات، مزایده و غیره)
5) خدمات دهی (نصب کردن، نگهداری، خدمات پس از فروش و غیره)
6) خرید (خرید، سفارش، استعلام و غیره)
7) توسعه فناوری (منابع و پیشرفت)
8) سازماندهی و مدیریت منابع انسانی (استخدام، تعلیم و غیره)
9) تنظیم ساختار درونی سرمایه گذاری (حسابداری، نقشه مدیریت و کنترل، مدیریت سرمایه و غیره)

در میان تمام این فرآیندها، پنج فرآیند اول فرآیندهای تجاری اصلی هستند که می توانند ارزش محصولات را به طور مستقیم افزایش دهند؛ و چهار فرآیند بعدی فرآیندهای کمکی هستند که می توانند ارزش محصولات را بالا برده و فرآیندهای اصلی را به طور غیر مستقیم پشتیبانی کنند.
تمام فعالیت های اقتصادی مربوطه در یک سازمان بخشی از فرآیندهای تجاری مختلف می باشند. از این رو، برای جمع آوری، پردازش و جستجوی اطلاعات مالی به طور استدلالی، لازم است فرآیندهای تجاری منبع دوباره طراحی شوند.

ایده اصلی BRP تاکید بر اهمیت فرآیند از بین بردن موانعی است که منابع برای کارکردها و وظایف مختلف ایجاد می کنند و تلاش برای یکپارچگی کارهای مختلف از بخش های کارکردی مختلف و به وسیله کارکنان حرفه ای مختلف به یک وظیفه واحد بوده تا توسط یک کارگر یا یک گروه انجام شود


2.2. فرصت ها و خطرهای سرمایه گذاری (enterprise)

1) خطر مشتریان : نیازهای متنوع، مشتریان مختلف نیازهای متفاوتی دارند
2) خطر رقابت در بازار : کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری اقتصادی و رقابت با همتایان
3) خطر تغییرات : تغییر محیط، تطبیق با قوانین و لزوم نوآوری
4) خطر سلسله مراتب : فرسودگی مدیریت، پرسنل چند کاربری و پیچیده، پاسخ دهی کند

 

2.3. مهندسی مجدد فرآیند تجاری (BRP)
در سال های اخیر، مهندسی مجدد فرآیند تجاری (BRP) توسط پژوهش گران مدیریت خارجی در طول مجموعه پیشرفت های تئوری های مدیریتی توسعه یافته است و این تئوری ها مانند مدیریت کیفیت کامل (TQM)، درست به موقع(JIT)، جریان کار (WORKFLOW)، کار گروهی (WORKTEAM)، بهینه‌کاوی و غیره با موفقیت به کار گرفته شده اند و این بازتابی است از پیشرفت عظیمی که در تعیین تنوع تخصصی‌ و مراحل سازماندهی پس از حدود 100 سال و در اواخر قرن بیستم صورت گرفته بود.
BRP به طور عمده بر روی بازسازی فرسودگی و بوروکراسی در کسب و کارها تمرکز می کند.
مهندسی مجدد فرآیند تجاری توسط مایکل هامر و جیمز آ. چمپی در شرکت دفترداریمهندسی مجدد آن ها این طور تعریف شده است: بیانیه‌ای برای انقلاب تجاری در 1993: بازتاب اصلی فرآیند تجاری حال حاضر و طراحی مجدد و اساسی فرآیندها جهت ایجاد پیشرفتی مشخص به سمت شاخص های معین که تعیین کننده کارایی کسب و کار هستند، مانند هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت.
با استفاده از BRP کسب و کار فرآیندهای قدیمی، آشنا و پایدار را شکسته و این فرآیندها (مانند منابع انسانی، مالی، مواد، اطلاعات، فناوری و غیره) را به منابع یکپارچه‌شده بازمهندسی می نماید تا رقابت کسب و کار را بهبود بخشد و مدیریت سنتی کارکردگرا را به مدیریت نوآورانه فرآیندگرا تغییر دهد تا پیشرفت بازده تجاری و سود اقتصادی تحقق یابد. در این ضمن، هسته اصلی زنجیره ارزش مهندسی مجدد کسب و کار (تحقیق و توسعه-بازاریابی، خرید مواد خام اولیه، تولید، فروش،خدمات پس از فروش) مهندسی مجدد فرآیند می باشد و لازم است فرآیندهای کمکی (مدیریت مالی، مدیریت منابع انسانی، پشتیبانی لجستیک) نیز مجددا یکپارچه شوند.

ایده اصلی BRP تاکید بر اهمیت فرآیند از بین بردن موانعی است که منابع برای کارکردها و وظایف مختلف ایجاد می کنند و تلاش برای یکپارچگی کارهای مختلف از بخش های کارکردی مختلف و به وسیله کارکنان حرفه ای مختلف به یک وظیفه واحد بوده تا توسط یک کارگر یا یک گروه انجام شود.
با توجه به دسته بندی فعالیت های کسب و کارهای تجاری، فعالیت های زیر باید انجام شود:
1) فعالیت های ارزش افزوده (مثلا فرآیندهای تجاری اصلی فرآیندهای ارزش افزوده-زنجیره ارزش می باشند): جهت جمع آوری و افزایش ارزش افزوده مفید (20 درصد از فعالیت ها)
2) فعالیت های غیر ارزش افزوده (مانند فعالیت های مدیریتی سودمند بدون افزودن ارزش، از جمله مدیریت مالی): جهت کاهش هرچه بیشتر فعالیت های غیر ارزش افزوده، مانند چک کردن، به ندرت چک کردن (برون‌سپاری)
3) فعالیت های غیر موثر (مانند امضاهای تکراری، چک کردن): جهت جلوگیری از فعالیت های غیر موثر

 

3. مهندسی مجدد فرآیند بر مبنای حسابداری
در یک سیستم حسابداری سنتی، فرآیند اصلی باید به این صورت باشد: اسناد منابع← ثبت اسناد← دفترداری← صورت مالی و اعلام؛ هرچند روش های پردازش حسابداری مختلفی وجود دارد. علت این امر این است که تدوین صورت های مالی به جای کسب و کارهای تصادفی باید مبتنی بر طبقه بندی ترتیبی دفترداری تکیه باشد. به عنوان مثال فرآیند حسابداری ثبت اسناد به صورت زیر است :

تصویر متعلق به مقالات آموزشی شرکت حساب رایان پارس


شکل 1. فرآیند حسابداری ثبت اسناد
با توجه به شکل، دفترداری بخش اصلی و مرکزی است. حسابداران متعددی مسئول سازماندهی بخش های مختلف هستند. حساب های کلی و مکمل موازی با یکدیگر می باشند. برای بررسی درستی مدارک، لازم است اسناد ثبت شده موازی به طور مرتب چک شوند. هرگاه اشکالی در جابجایی داده ها، ثبت خروجی، دسته بندی اشتباه و ثبت مکرر وجود نداشته باشد، نتایج باید موازنه شوند. زمانی که داده های حساب های مکمل و کلی با یکدیگر متناسب نیستند، حتما در یکی از آن ها اشتباهی صورت گرفته است. درنتیجه، لازم است زیرمجموعه دفتر کل و حساب کلی بررسی شود تا از تعادل حسابداری دستی اطمینان حاصل شود؛ همچنین این بررسی، راهی مطمئن برای بررسی اشکالات می باشد.
همان طور که در شکل نشان داده شده است، اسناد حسابداری، منابع اطلاعاتیِ زیرمجموعه فرآیند حسابداری می باشند. از یک سو، تمام اطلاعاتی که این اسناد شامل می شوند برابر با کل اطلاعات مکمل، حساب کلی و صورت حسابداری می باشد. به همین دلیل است که از نظر مقدار اطلاعات، آخرین مورد در مقایسه با مورد پیشین چیز جدیدی اضافه نمی کند. هرچند، حساب های مکمل و کلی که توسط فرآیندهای دستی تنظیم شده و ایجاد کننده داده های اسناد می باشند چندین بار رونویسی شده اند. حجم بالای داده های تکراری نه تنها باعث اتلاف دارایی و موجودی شده، بلکه باعث ناسازگاری داده ها نیز می شود. در حسابداری دستی، علاوه بر دفتر کل و اسناد، بین دفتر کل و صورت های مالی نیز توازن برقرار نمی شود، که این امر به طور مستقیم وابسته به تکرار عظیم داده ها در حسابداری دستی می باشد.
همان طور که در شکل فوق به تصویر کشیده شده است، صورت های حسابداری "محصول نهایی" زیرمجموعه فرآیند حسابداری می باشد، و یک ماده اساسی و مهم برای سرمایه گذاران، اعتباردهندگان، مدیر مسئول، سازمان های دولتی، کارکنان، اتحادیه ها، مشتریان و غیره می باشد تا از شرایط تجارت و درآمد آن مطلع شوند و همچنین مرجعی برای اتخاذ تصمیمات مربوطه است. به دلیل حجم بالای کار برای حسابداری فرآیند و سرعت پایین فرآیند دستی، و از آن جا که همیشه روش های تطبیقی زیادی وجود دارد، زمانی زیادی برای تالیف صورت های حسابداری مختلف لازم است و این امر شدیدا کاربرد عناصر حسابداری را کاهش می دهد.
در شکل فوق، حسابداری فرآیند ثبت اسناد را برای مثال در نظر می گیریم. در حالت واقعی با توجه به اندازه، پیچیدگی تجارت، تنظیمات سازمان و روش های حسابداری، فرآیند متفاوتی را می توان پیش برد. پس از ذخیره سازی اطلاعات، اولا به دلیل منبع اطلاعاتی یکسان، کامپیوتر دچار اشتباهات محاسباتی نمی شود، بنابراین، حساب های کلی و مکمل، باید با یکدیگر معادل باشند، و در نتیجه لازم است حساب های کلی و مکمل چک شوند. دوم اینکه در اسناد سیستم دستی، داده های بسیار زیاد دفترداری چهار نقطه ضعف دارند: شامل اتلاف فضا، افزودن غیر عادی، بروز رسانی غیر عادی، حذف غیر عادی؛ با توجه به قوانین ارتباطات رسمی، از تمام داده های تکراری باید جلوگیری شود. به علاوه، اطلاعات مرجع را نمی توان در لحظه عرضه کرد؛ بنابراین دو نتیجه وجود دارد: اول، صورت های مالی تا زمان پایان دوره نمی تواند آماده شود؛ دوم، دوره بعدی در صورتی شروع می شود که دوره قبلی پایان یافته باشد. در نهایت، در طول فرآیند دخالت های انسانی زیادی وجود دارد.
با توجه به تجزیه و تحلیل های فوق، فرآیند اطلاعاتی جدید مانند شکل 2 را می توان طراحی نمود.

تصویر متعلق به مقالات آموزشی شرکت حساب رایان پارس
در شکل 2، از آن جا که استفاده از رایانه از محدودیت های پردازش داده ها جلوگیری می کند، قادر است اطلاعات را به طور مستقیم از اسناد دریافت نماید و فرآیند، ترکیبی از سند-صورت مالی خواهد بود.
شکل فوق بر پیوستگی و کامل بودن داده های ورودی تاکید دارد. در غیر این صورت، اگر داده های ورودی اشتباه باشد یا اشتباهاتی که در حین ورود داده رخ می دهد غیر قابل اصلاح باشد، خروجی نادرست خواهد بود. بنابراین، با ذخیره کردن داده های ورودی جدید به پایگاه داده موقت، می توان این عناصر حسابداری رسمی را پس بررسی در اسناد حسابداری پیاده سازی نمود.
همان طور که در شکل 2 نشان داده شده است، دفترداری های متعدد فقط یک دفتر دارایی که به خروجی های مختلف از سیستم تبدیل می شود نبوده و در واقع طراحی را ساده تر کرده و منابع را حفظ می کند.
در شکل 1، "حسابداری مقطعی ماهانه و سالانه" افزایش می یابد. هرگاه حساب ها به دلیل روش های تطبیقی در پایان ماه یا سال به موقع بسته نشوند، اسناد حسابداری دوره بعدی را می توان در پایگاه داده موقت وارد نمود. از آن جا که پایگاه داده موقت جدا از پایگاه داده اسناد می باشد، این پایگاه عناصر حسابداری غیر رسمی را ذخیره می کند، بنابراین بر روی اصلاحات داده های حسابداری دوره جاری تاثیری ندارد؛ پس از جا نمایی رسمی حسابداری، می توان اسناد وارده را بررسی نمود که برای این کار نیازی به ذخیره چند باره نیست و بر روی پردازش داده های دوره بعدی اثری ندارد.
در شکل فوق، فرآیندهای حسابداری چند مرحله ای در یک سیستم یکپارچه شده‌است. همان طور که پیشتر اشاره شد، فرآیندهای حسابداری متعدد اگر در برنامه های حساب کلی جداگانه تالیف شوند، فقط در ثبت حساب کلی متفاوت خواهند بود. یک فرآیند حسابداری می تواند چندین فرآیند حسابداری را به طور همزمان داشته باشد که به هیچ وجه بر سرعت و کارایی رایانه تاثیری ندارد و تنها مساله این است که آیا این کار لازم است یا خیر.

 

4. مهندسی مجدد فرآیند حسابداری اطلاعات بر مبنای ERP
سیستم حسابداری یک سیستم اطلاعاتی کاملا مستقل است و به اشتراک گذاری اطلاعات با سایر زیرمجموعه های اطلاعاتی در مدیریت داده سنتی، توسط شاخص های خروجی مجزای آن دشوار است. تمام این فرآیندها نیازمند مهندسی مجدد در محیط ERP می باشند.
بر مبنای MRPII، برنامه ریزی منابع سازمانی، (ERP)، گسترش داخلی و خارجی را توسعه می دهد؛ توسعه داخلی متمرکز بر تولید کم سود جهت تغییر سیستم مدیریت تولید یک سازمان می باشد، در حالی که توسعه خارجی تصمیم گیری راهبردی و مدیریت زنجیره تامین را بهبود می بخشد. علاوه بر برنامه‌ریزی و کارکردهای کنترلی MRPII، ERP شامل زیرمجموعه، سیستم عملیاتی راهبردی با توانایی پشتیبانی از تمام استراتژی های در حال توسعه سازمان، (مدیریت هزینه تمام شده) و مدیریت لجستیک سریع و ... می باشد. با این وجود تئوری ERP همچنان در حال توسعه است: به عنوان مثال ادغام کارکرد ERP، SCM، CRM و غیره.
 

ERP فرآیندهای تجاری سازمان را یکپارچه می کند، فرآیند تجاری را پشتیبانی و اتوماتیک می نماید و بسته نرم افزاری ERP بر سیستم حسابداری اطلاعات متمرکز است. در نتیجه سیستم حسابداری اطلاعات باید با سیستم ERP از هر جنبه ممکنی یکپارچه شود


همان طور که گفته شد، سیستم حسابداری اطلاعات یک سیستم انسانی-ماشینی و همچنین یک سیستم یکپارچه یا ادغامی می باشد. بنابراین، سیستم حسابداری اطلاعات با توجه به تصویر کلی، برای اطمینان از به اشتراک گذاری داده ها در بخش های مختلف و جهت حذف داده های بیهوده و همچنین مطمئن بودن از یکدست بودن و پایداری داده ها نیازمند یک سیستم اطلاعاتی است. مطمئنا ادغام داده ها تنها به یک زیرمجموعه واحد که داده های مختص خود را ذخیره می کند محدود نمی شود.
برای اطمینان از ادغام شدن و یکپارچگی، در مرحله اول باید مطمئن شد تمام داده ها به طور یکدست سازماندهی شده‌اند. به علاوه، این سیستم می‌تواند یکپارچگی را با استفاده از استانداردها، طرح ها و مقررات محقق سازد. در نتیجه، اطلاعات حسابداری می توانند منابعی باشند که توسط تمام کاربران به اشتراک گذاشته می شوند.
با توجه به فرایند تجاری پس از مهندسی مجدد تجاری، پردازش اطلاعات سیستم حسابداری اطلاعات به صورت زیر به دست می آید :
سیستم متشکل از پنج بخش می باشد.
بخش اول ، زیر مجوعه های حسابداری مختلف و مستقل (از جمله سیستم منابع انسانی، دارایی های ثابت، سیستم اطلاعاتی بازاریابی، سیستم اطلاعات تولید، روش حسابداری و مقداردهی اولیه)
بخش دوم ، بخش فرآیند حسابداری است که قسمت های اصلی آن شامل موارد زیر است :

  • وارد کردن اسناد اولیه
  • چک کردن حساب ها
  • حسابداری
  • بستن حساب ها
  • چک کردن حساب بانک
  • حسابداری سالانه و مدیریت دفترداری حساب جاری
  • مدیریت پروژه
  • حسابداری بخش
  • ماموریت رهبر و غیره

بخش سوم ، حسابداری انتقال خودکار می باشد که مساله کنترل و انتقال داده ها را بین زیرمجموعه ها و سیستم حسابداری برطرف می نماید.
بخش چهارم ، ارزیابی داخلی و نظارت از طریق حسابداری ارزش برای ایجاد "کنترل فرآیند و نتیجه گیری از مفهوم" و استفاده از شاخص ارزش برای پردازش داده، پیش بینی آینده و دارایی می باشد. تصمیم گیری، عمدتا شامل خرید ، فروش ، حمل و نقل و مدیریت موجودی، مدیریت قرارداد، مدیریت آمار نیروی کار و غیره است
بخش پنجم ، گزارش مالی است که برای ذینفعان گزارش‌هایی شامل ترازنامه، صورت سود، صورت جریان وجوه نقد و رسید و صورت پرداخت تجارت اولیه، صورتی از توزیع سود، اظهارنامه مالیاتی، ارزش قابل پرداخت اضافه شده، تجزیه و تحلیل گزارش های مالی و غیره فراهم می کند.تمام بخش های فوق به یکدیگر کاملا پیوسته اند و رابطه بین آن ها علاوه بر انتقال داده، کنترل بین سیستم ها شامل کنترل فراخوانی، کنترل ترتیبی و غیره می باشد.

فرآیندهای فوق :
(1) داده های تکراری دفترداری در سیستم مرجع را حذف می کند، که به طور عمده شامل حساب های مکمل و کلی، دفتر دارایی، صورت های مالی مختلف بوده و به طور مستقیم توسط ترازنامه و اسناد ایجاد می شود.
(2) تحقق اتوماسیون جمع آوری داده های حسابداری، از جمله جمع آوری داده های مختلف از کسب و کار داخلی، انتقال اتوماسیون و ایجاد مکانیسم اسناد و انتقال به فرآیند حسابداری برای پردازش می‌باشد که قطعا شامل انتقال داده ها بین زیرمجموعه های داخلی، مانند مواد، دارایی های ثابت و غیره و انتقال داده‌ها به زیرمجموعه‌های هزینه است.
(3) اسنادی که به طور خودکار برای ثبت مستقیم بدون چک کردن براساس قانون طراحی "ضرورتی ندارد داده های بالادست در مرحله پایین دست هم بررسی شوند" منتقل می‌شوند. بنابراین، مقصد داده ها اسناد موقت نیست، بلکه خود اسناد می باشد.
(4) افزایش پیش بینی آینده، کمک به تصمیم گیری و یافتن منابع اشتراک گذاری داده ها، عمدتا شامل مدیریت داخلی، مدیریت کنترل، مدیریت آمار، تجزیه و تحلیل نقطه سربه سر و سود مورد نظر، مدیریت خرید-فروش-حمل و نقل-موجودی و غیره.
(5) انتقال داده و تطابق میان زیرمجموعه ها باید به جای کنترل دستی توسط کنترل اتوماتیک صورت گیرد. مثلا فرآیند حسابداری دستمزد کارکنان در هر دوره باید فقط یک بار و قبل از تعیین حساب ها پردازش شود؛ در نتیجه یک چرخه کنترل بین "انتقال داده" و " بستن حساب ها" وجود داشته باشد تا کنترل اتوماتیک صورت گیرد.

 

5. نتیجه گیری
به طور کل با در نظر گرفتن عوامل مختلف تاثیرگذار بر کامپیوتر، نیازهای اطلاعاتی سازمان تغییر می کند، در نتیجه فرآیندها بسته به طراحی نحوه اطلاعاتی سازی کاملا متفاوت می باشد. بنابراین لازم است نیازهای کاربران در هنگام طراحی سیستم در نظر گرفته شود.
 

 

پربازدیدترین مقالات

درخواست دمو   درخواست دمو
x
وعده دیدار در دوازدهمین نمایشگاه بورس، بانک و بیمه، سالن ۳۸، غرفه ۱۲ آ، ۲ تا ۵ اردیبهشت ۹۸