اخبار و مقالات

تازه های فناوری و مقالات تخصصی حساب رایان
سیستم کنترل داخلی ، نه تنها مفهوم مدیریتی کسب و کار مدرنی است، بلکه موضوع مهمی در این مقاله می باشد. دهه های قبل، سازمان‌های محلی بطور گسترده ای از سیستم‌های ERP و به طور مشخص از سیستم اطلاعات حسابداری که در سیستم‌های ERP یکپارچه شده بودند استفاده می کردند. محیط ERP، همراه با تغییرات فرآیند کسب و کار، از سیستمی باز تشکیل شده است. با وجود پراکندگی در اطلاعات، به اشتراک‌گذاری داده ها بطور وسیعی کسب و کارهای گذشته را تغییر داده و محیط عملیانی را متمرکز ساخته است. اما ضروری به نظر می رسد که محتوی و روش‌های سنتی کنترل ریسک تغییر یابند. برای سیستم اطلاعات حسابداری با کنترل داخلی اهداف، روش‌ها و فرآیندها، سیستم‌های ERP مبتنی بر فرآیندهای انطباقی، ضروری به نظر می رسند. در نهایت، سازگاری با سیستم اطلاعات حسابداری تحت نیازمندی های کنترل داخلی ERP مهم و ضروری به نظر می رسد.


1. مقدمه
ERP به عنوان تفکر مدیریت کسب و کار، مدل مدیریتی جدیدی است و به عنوان یک ابزار مدیریتی، مجموعه سیستم کامپیوتری مدیریتی پیشرفته ای محسوب می شود. اجرای سیستم ERP در مقیاس وسیع، فرآیندهای کسب و کار موجود شرکت را تغییر داده است به خاطر اینکه محیط کنترل داخلی نسبت به گذشته خیلی تغییر کرده است. در سیستم ERP به عنوان زیرسیستمی از سیستم اطلاعات حسابداری، هنگام تغییرات محیطی، اتکای صرف به کنترل حسابداری در شرکت برای مواجهه با ریسک بازار بسیار دشوار است. سیستم اطلاعات حسابداریِ ناکارایی های کنترل داخلی، از روش های کنترل داخلی و فناوری اطلاعات سازمان محسوب نمی شود. درواقع هیچ دستورالعمل ثابتی تحت محیط سیستم های ERP برای کاوش مکانیسم‌های کنترل داخلی وجود ندارد. بنابراین چگونگی ساختن محیط ERP و سیستم کنترل داخلی برای سیستم‌های اطلاعات حسابداری، از زمان مدیریت سنتی تا زمان بروز سیستم های اطلاعاتی، تغییر کرده است و در این مقاله نیز به این موضوعات مهم اشاره خواهد شد.



2. مروری بر نظریات مرتبط

A. مفهوم ERP
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) در اواسط دهه 90 قرن 20 توسط گروه مشاوره و ارزیابی فناوری های کامپیوتری Gartner در ایالات متحده امریکا برای نخستین بار معرفی گردید. برای درک مفاهیم پایه ای سیستم های ERP، سه سطح وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می شود :

  • ERP به عنوان یک تفکر مدیریتی. سیستم ERP به عنوان هسته مرکزی تفکر مدیریتی، یکپارچگی منابع را در سراسر مدیریت زنجیره تامین فرآهم می سازد. ERP به نوبه خود شامل ایده های مفهومی چون تولید ناب، مهندسی همزمان و مدیریت تولید چابک می شود. در سیستم های ERP به منظور پشتیبانی از حالت تلفیقی مدیریت تولید، تفکر مدیریت از دوجنبه قابل برداشت است: نخستین نوع تفکر، تفکر مبتنی بر تولید ناب است و دومین نوع تفکر، تفکر تولید چابک می باشد. زمانی که بازار درحال تغییر است، شرکت ها و محصولات باید پاسخ گوی نیازهای مشخصی از بازار و شرکای تجاری باشند و نیاز به ایجاد توسعه بنیادی در محصولات جدید برای پاسخ به نیازمندی‌های تولید نیست.
  • ERP به عنوان یک محصول نرم‌افزاری. طبق این مفهوم، ERP به عنوان یک برنامه کاربردی جامع با ساختار تامین کننده داده از طریق سرور می باشد. همچنین طبق این مفهوم، ERP دارای ساختار پایگاه داده ای مرتبط، فناوری شی گرا و رابط (واسط) گرافیکی کاربر، زبان نسل چهارم، ارتباطات شبکه ای و ... می باشد.
  • ERP به عنوان یک سیستم. در این حالت، ERP به مفهوم مدیریت سازمانی یکپارچه، فرآیندهای کسب و کار، داده های اساسی، منابع انسانی، و نرم افزار و سخت افزار کامپیوتری بوده که اطلاعات موجود در سیستم های اطلاعاتی بخش ها و جزایر مختلف یک شرکت را یکپارچه می سازد.


B. مفهوم سیستم‌های اطلاعات حسابداری
سیستم‌های اطلاعات حسابدای، سیستم اطلاعاتی برای حفظ و انعکاس اطلاعات ارزنده شرکت و انتقال آن به افراد موردنیاز می باشد. به عبارت دیگر سیستم های اطلاعات حسابداری بیانگر نحوه استفاده از فناوری اطلاعات در جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات مربوط به اقدامات حسابداری می باشد. این اطلاعات، مدیران حسابداری و سایر مدیران ارشد را در تحلیل و تصمیم گیری های مهم کمک خواهد کرد.

C. ارتباط بین سیستم ERP و سیستم اطلاعات حسابدرای
در محیط ERP، شرکت های درگیر در تمامی فرآیندهای کسب و کار به صورت یک زنجیره تامین متصل به هم دیده می شوند. سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان هسته مرکزی لجستیک سازمانی ERP، یکپارچگی جریان اطلاعات و جریان سرمایه، تنها منبع اطلاعات، تسهیم کننده زمان واقعی، و جستجوی چند مسیره، برای تصمیم‌ گیری ، برنامه ریزی، کنترل و ارزیابی کلی وضعیت عملکردی کسب و کار به کار گرفته می شود.


D. سیستم اطلاعات حسابداری در محیط ERP تغییر می نماید.
در محیط ERP، تغییرات سیستم اطلاعات حسابداری شامل حوزه های ذیل می شود :

  • امروزه توسعه و شیوه گردآوری داده ها تغییر کرده است. گردآوری داده ها از نقطه نظر سیستم های اطلاعاتی، ERP و اطلاعات مالی عبارت است از یکپارچه سازی اطلاعات کسب و کار و حصول یکپارچگی مدیریت مالی و مدیریت کسب و کار. جمع آوری و پردازش داده های مالی و غیرمالی سازمان در سیستم‌های ERP، امری رایج در تمامی سازمان‌ها می باشد.
  • کنترل زمان واقعی پردازش داده های پیشرفته. در شرایط امروزی سیستم ERP، پیشرفت‌های پردازش زمان واقعی، جمع آوری و ذخیره داده های زمان واقعی، و گذار سیستم اطلاعات حسابداری سنتی ، داده‌هایی که در زمان واقعی پردازش و ذخیره نمی شوند نمی توانند پشتیبان اطلاعاتی خوبی محسوب شوند. از نگاه کل گرا، سیستم‌های ERP، یک بخش کسب و کار با سیستم پردازش کسب و کار یکپارچه می باشد همچنین یک کسب و کار اقتصادی برای این بخش کسب و کار به حساب می آید که دپارتمان‌های حسابداری می توانند داده های مرتبط و موردنظر خودرا بطور مستقیم را از سیستم ERP استخراج کنند.
  • فناوری انبار داده ها برای بهبود قابلیت‌های پشتیبانی از تصمیمات مالی. محیط ERP ، انبار داده ای مبتنی بر سیستم اطلاعات حسابداری کسب و کار و سیستم جمع آوری، ذخیره و پردازش اطلاعات حسابداری می سازد که این سیستم در فرآیندهای کسب و کار جا داده می شود و داده های کسب و کار در آن بطور مستقیم از اطلاعات حسابداری استخراج می گردد. ایجاد یک سیستم ذخیره اطلاعات این امکان را فرآهم خواهد ساخت تا حجم زیادی از اطلاعات مورد نیاز در امر تصمیم‌گیری مشتمل بر داده های مجزای محیط عملیاتی تا پیام های یکپارچه و به هم مرتبط را تجزیه و تحلیل نموده و بدین ترتیب کارایی بیشتری را برای عملیات‌های سازمانی فراهم آورد.
  • سطح خروجی اطلاعات حسابداری، تغییرات در فرم. سیستم اطلاعات حسابداری یک سیستم اطلاعات دپارتمانی است بدین معنی که داده های اصلی سراسر واحدهای کسب و کار در زیرسیستم‌هایی چون سیستم مدیریت خرید، سیستم مدیریت فروش، سیستم منابع انسانی نمی توانند به اشتراک گذارده شوند چراکه یکسری اطلاعات بصورت تخصصی مربوط به همان دپارتمان بوده و در زیرسیستم های دیگر کاربردی ندارد. اما اطلاعات نهایی پردازش یافته در فرمتها و قالب های مشخصی از خروجی تهیه شده و در بین سایر دپارتمانهای موردنیاز، تسهیم می شوند.



3. محیط سیستم اطلاعات حسابداری ERP، کنترل کیفیت داده ها

نظریه ی کنترل کیفیت داده ها در سیستم‌های اطلاعات حسابداری بیانگر کاربرد مفاهیم کیفیت داده‌ها در انبار داده ها، در سراسر فرآیندهای جمع آوری داده ها، شناسایی و تصدیق داده ها، استاندارد سازی داده ها، رفع اشکال و یکپارچه سازی داده ها است.

A. مفهوم انبار داده ها
مفهوم انبار داده ها مبتنی بر پایگاه داده ها است که نخستین بار در ایالات متحده امریکا توسعه یافت. انبار داده ها طبق تعریف عبارت است از "فضایی که در آن، مجموعه ای از داده های ذهنی، یکپارچه، غیرفرار و قابل تغییر در طول زمان برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری ذخیره سازی می شوند".

B. تعریف کیفیت داده ها
کیفیت داده ها بیانگر برخی از ویژگی های ذاتی داده ها ازجمله جامعیت، اعتبار منبع داده، صحت داده، و ثبات و منحصر به فرد بودن داده ها می باشد که در سیستم‌های اطلاعات حسابداری و سیستم های جامع ERP اصولا مکانیسمی برای بررسی و اعتبارسنجی داده ها تعبیه می شود.

کیفیت داده ها در یک انبار داده به صورت ذیل تعریف می شود :
صحت. بطورکلی داده ها ممکن است صحیح باشند اما لزومی ندارد که حتما صحت داشته باشند. اصولا داده های ناصحیح با قوانین ازپیش تعریف شده کسب و کار سازگار نیستند.

  • سازگاری. کاربران داده ها همواره فایل با ارزشی را در حوزه خاصی می یابند که ممکن است سایر فایل‌ها به ارزندگی این فایل در این حوزه نباشد.
  • جامعیت. نمی توان تمرکز خود را صرفا به نیازهای داده ای دپارتمان یا کاربران خاصی محدود کرد و از اهمیت سایر داده های مرتبط چشم پوشی کرد.
  • یکپارچگی داده ها. بسیاری از داده های شرکت در سیستم‌ها و اسناد متعددی پراکنده هستند. اصولا داده های زائد و پراکنده ای که در سیستم وجود دارند قابل استفاده در تصمیم گیری نخواهند بود.


C. علت وجود مشکلات داده ها
اساساً مشکلات داده های سیستم اطلاعات حسابداری به خاطر موارد ذیل می تواند باشد :

  • ورودی داده ها استاندادسازی نشده باشد.
  • اعضاء مختلف در بخش های مشترک، فرمت ها متفاوتی برای داده های ورودی داشته باشند.


نتیجه گیری از داده ها کار ساده ای نیست. دستکاری در داده ها که در اغلب بخش ها و دپارتمان‌های یک سازمان می تواند وجود داشته باشد، منجر به ایجاد اغتشاش و سردرگمی خواهد شد.
 

پربازدیدترین مقالات

درخواست دمو   درخواست دمو