نرم افزار تحت وب
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون (Automation) در لغت به معنی خودکار سازی یا همان ماشینی شدن است؛اتوماسیون اداری را میتوان یک کلمه با چندین مفهوم دانست که اگر بخواهیم یک مفهوم کلی برای آن در نظر بگیریم، باید گفت که اتوماسیون اداری به مجموعهای از ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری گفته میشود که با استفاده از آنها میتوان اطلاعات سازمانی، مدارک و اسناد را ذخیره سازی، دست کاری، ویرایش و منتشر کرد. اما چیزی که ما آن را به عنوان اتوماسیون اداری میشناسیم، نرم افزاری تحت وب است که به دلیل گسترش مکاتبات و ناکارایی سیستم بروکراتیک در سازمانها و ادارات به وجود آمده و میتواند بروکراسی یک سازمان را مدیریت نماید که در عین حال به دلیل آنلاین بودن ارتباطات آن و کاهش استفاده از کاغذ به صورت فیزیکی، کمک بهسزایی در حفط محیط زیست مینماید.
اتوماسیون اداری یا دبیرخانه؟
سیستم اتوماسیون اداری، دارای امکانات متنوعی است که میتواند مدیریت مکاتبات اداری در تمامی سازمانها و کسب و کارها را بر عهده بگیرد. منظور از این مکاتبات، همان نامههای داخلی و نامههای وارده و صادره است. به عبارت دیگر سیستم اتوماسیون اداری، همان سیستم دبیرخانه به شکل تکامل یافته است که جایگزین دبیرخانه برای ثبت و شماره دهی فرمها، نامهها و به طور کلی مکاتبات اداری شده است. هسته اصلی اتوماسیون اداری، بخش مربوط به دبیرخانه است که فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع کارتابل پرسنل و بایگانی را شامل میشود.
نکته: داشبورد مدیریتی با هوش تجاری (BI) تفاوت دارد
اتوماسیون اداری حساب رایان
سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان قابلیتهای مختلفی برای ثبت و تولید نامه، پاراف نامه، ارجاع و پیگیری نامه، طبقه بندی و جستجوی نامه دارد که با استفاده از این قابلیتها، مدیریت ارتباطات در سازمان و شرکتها را بسیار آسان مینماید. علاوه بر اینها، با استفاده از این سیستم امکان ثبت، پیگیری و مدیریت جلسات فراهم میشود؛ بنابراین یکی از چالش برانگیزترین مشکلات داخل سازمانی را مرتفع میسازد. موضوع اطلاع رسانی در سازمان از مهمترین موضوعات سازمانی محسوب میشود که تابلو اعلانات سیستم اتوماسیون اداری، این مشکل را نیز حل کرده است و به راحتترین شکل ممکن پرسنل سازمان از تمامی اخبار و رویدادها مطلع خواهند شد.
مقاله «اتوماسیون اداری چیست؟» را مطالعه نمایید
چرا سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان
- ثبت و ویرایش اطلاعات چارت سازمانی، واحدها و سمت ها (ساختار سازمانی) و مدیریت آن
- امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران به سیستم بر اساس نظام مدیریتی و جایگاههای سازمانی مجموعه
- امکان ثبت و مدیریت اطلاعات اشخاص حقیقی و حقوقی طرف نامه نگاری
- امکان ثبت کلیه مکاتبات و مراودات درون سازمانی از طریق سیستم و ثبت کلیه جزئیات لازم
- تعیین سطح اهمیت و محرمانگی مکاتبات و کارها در سیستم و کنترل آنها
- امکان زنجیرنمودن مکاتبات و پیگیری مسیر گردش کارها و مکاتبات در مجموعه
- امکان ضمیمه نمودن انواع فایل های ممکن به نامه و ردوبدل آن درون مجموعه بر اساس اصول امنیتی
- ثبت کلیه مکاتبات رسیده (نامه وارده) و مکاتبات برون سازمانی (نامه صادره) بر اساس جزئیات لازم
- امکان مدیریت اسکن صفحات نامه با استفاده از ابزار قدرتمند اسکن و اتصال تصویر به نامه
- امکان استفاده از قلم نوری جهت درج دستور اقدام و پاراف بر روی اصل تصویر نامه و گردش آن بصورت ارجاع و رونوشت
- امکان دریافت و ارسال اتوماتیک نامه های الکترونیکی در سیستم و مدیریت آن از طریق کارتابل
- ذخیره سازی ضمائم نامه ها اعم از متن و تصویر در بانک اطلاعاتی جهت بالا بردن امنیت اطلاعات
- امکان درج و ضمیمه نمودن متن نامه صادره با استفاده از ابزار قدرتمند Microsoft Word
- انجام تنظیمات شخصی در سیستم جهت راحتی کاربر در انجام امور
- کنترل دقیق تاریخ و ساعت هر عملیات در سیستم جهت مدیریت روند اتوماسیون
- استفاده از کارتابل شخصی قدرتمند و کامل برای هر شخص در سیستم و میزهای کار و پیگیری
- امکان به اشتراک گذاری کلیه آیتم های اطلاعاتی بر اساس سطح دسترسی و براساس زمان تعیین شده
- کنترل گردش دستورات ارجاع، پاراف، نمودار گردش نامه، تاریخچه عملیات، لیست پاسخ های رسیده و مهلت پاسخ گذشته ها
- لیست تاریخچه نامه و کنترل دقیق گردش ارجاعات نامه جهت پیگیری روند و مکان فعلی نامه
- بررسی نمودار چرخش نامه به صورت درختی و گرافیکی و امکان مشاهده وضعیت پاسخ گوئی نامه ها در نمودار
- امکان بایگانی کارهای به اتمام رسیده و مدیریت قدرتمند بایگانی در سیستم
- استفاده از آلارم (Received Notification) در سیستم جهت اطلاع کاربران از آیتم های جدید رسیده
- پشتیبانی از دبیرخانه های متعدد و تنظیمات هر دبیرخانه به دلخواه
- استفاده از مدیریت جستجوی قدرتمند (Search Engine)
- دریافت گزارشات متنوع از سیستم جهت مدیریت گردش و روال اتوماسیون در مجموعه
- امکان تعیین سطوح امنیت برای پست های سازمانی و اعمال آنها در سیستم
- امکان تعریف قالب پیش فرض برای چاپ انواع نامه ها به دلخواه کاربر
- امکان تعریف کلید واژه ها برای نامه ها
- امکان امحا نامه های وارده، صادره و داخلی
- امکان رزرو شماره سریال برای نامه های صادره واستفاده از سریال رزرو شده در ثبت نامه صادره
- امکان تعریف فعالیت های تکرار شونده (به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه) در سررسید
- امکان تعریف جلسات تکرار شونده در مدیریت جلسات
- مدیریت ورود و خروج ارباب رجوع
- تعریف کلید های میانبر برای توضیحات پر استفاده هر کاربر
- امکان اضافه کردن متن پیش فرض نامه ها
- امکان ارسال ارجاع بین دبیرخانه ای
- امکان دسته بندی گیرندگان به طور اختصاصی برای هر کاربر در کارتابل
- امکان مشاهده زنجیره پاسخ ها در نمایش اسناد مختلف
- امکان ارسال نامه های صادره از طریق پست الکترونیک
- اضافه شدن سررسید نامه ها به سررسید هفتگی
- امکان ثبت و ویراش پیش نویس های داخلی، وارده و صادره و تبدیل آنها به نامه
- امکان تعیین زمان پایان نشست توسط کاربر
- نمایش تقویم به دو صورت ماهانه و هفتگی با امکان گذاشتن یادداشت امور روزانه
- امکان اعلان مکاتبات دریافتی جدید
- مدیریت جلسات و صورت جلسات با امکان تعریف اتاق جلسه، چک کردن وقت و تداخل وقت افراد مدعو و همچنین چک کردن رد جلسه توسط مدعو در تعریف جلسه، رد جلسه توسط مدعو همراه با توضیح دلایل،
- مشاهده وضعیت پاسخگویی افراد به دعوت نامه جلسات، ثبت اتوماتیک جلسه در تقویم شخصی فرد دعوت شده پس ار پذیرفتن دعوت توسط وی، تعریف قالب برای جلسات
- امکان تعریف کارتابل جانشین
- امکان تعریف مجوز های سازمانی و اعمال آن ها درتعاملات بین افراد سازمان
- امکان ثبت امضاء پرسنل سازمان
- امکان تغیر پست سازمانی بدون نیاز به Login مجدد
- امکان گزارش گیری کامل با این توصیف که اگر کاربر دارای دسترسی گزارش گیری کامل باشد می تواند گزارش کامل حتی از دبیرخانه های دیگر بگیرد
- وجود تاریخچه نامه ها (ثبت، ویرایش، حذف، مشاهده، از کارتابل، مشاهده از دبیرخانه، مشاهده ضمائم، ارجاع، پاراف، رونوشت، پاسخ ارجاع، پاسخ رونوشت، نامه های مرتبط، حذف ارجاع و حذف رونوشت)
- امکان log تمامی عملیات (ثبت، ویرایش و حذف و مشاهده) در سیستم به جهت افزایش امنیت
- امکان ویرایش یا حذف همه اعلانات با سطح دسترسی
- تابلو اعلانات و امکان گذاشتن اعلامیه برای همه دبیرخانه ها
- بایگانی اتوماتیک نامه به همراه متعلقات
- ثبت اتوماتیک گیرندگان نامه در لیست اشخاص طرف نامه نگاری
- چرخه آزاد پیش نویس صادره و داخلی در سازمان با قابلیت امضاء یا لغو پیش نویس
- چاپ سریع رسید نامه های وارده و صادره
- امکان اضافه کردن قالب تایپ نامه
- امکان تبدیل نامه صادره به فرمت ECE و تبدیل فایل ECE به نامه وارده
- کنترل عملیات کاربران
- امکان تعریف و اعمال مجوز های سازمانی اعم از تعاملات سطوح و پست های سازمانی
- امکان خروج اسناد از بایگانی به درخواست کاربران