در صورتی که تاکنون از نرم افزارهای عمده و پیچیده برای کسب‌وکارتان استفاده نکرده باشید، تصمیم‌گیری درباره تجهیز کسب‌وکار به سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی دشوار خواهد بود. تعدادی از صاحبان بیزینس چنین می‌اندیشند که کسب‌وکار بدون این سیستم هم موفق است و شاید حق با آنهاست، البته تا زمانی که قصد توسعه و گسترش کسب‌وکارشان را نداشته باشند.
در این مقاله از مجله حساب رایان به مزایای سیستم ERP می‌پردازیم. ما در اینجا استدلال می‌کنیم که تمام شرکت‌ها، نهادها و سازمان‌های توسعه‌یافته و در حال توسعه لازم است خود را به سیستم Enterprise Resource Planning مجهز سازند. در واقع، در جهان پویا و به سرعت رو به رشد امروزی، توسعه بیزینس بدون ERP چشم‌اندازهای موفقیت کسب‌وکار را محدود می‌سازد.
اگر می‌خواهید با مزایای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی آشنا شوید، پیشنهاد می‌دهیم تا پایان این مقاله را مطالعه کنید. در اینجا نکات مهمی را درباره مزایای این سیستم مفید به بحث می‌گذاریم.
ویژگی‌های راهکار ERP
درک ویژگی‌های کلیدی راهکار ERP نقش محوری این سیستم را در پیشرفت کسب‌وکار نمایش خواهد داد. بنابراین، پیش از آنکه به مزایای سیستم ERP بپردازیم، تعدادی از مهم‌ترین ویژگی‌های ERP را بررسی می‌کنیم تا آشنایی کافی را با آن به دست آورید.
-
درهم‌شکستن سیلوهای اطلاعاتی
سیلوهای اطلاعاتی موجب ناکارآمدی و از دست دادن فرصت‌ها می‌شوند. در واقع، هر کدام از واحدها و بخش‌های مختلف کسب‌وکارهای دارای سیلوهای اطلاعاتی در عمل برای دستیابی به اهداف جداگانه‌ای فعالیت می‌کنند. یکی و شاید مهم‌ترین ویژگی مهم راهکار ERP این است که دیدگاهی متمرکز از داده‌های ضروری امور مالی، عملیاتی و کلیت کسب‌وکار به وجود می‌آورد.
لازم به اشاره است که سیستم ERP، از طریق تبدیل داده‌ها به گزارش و ایجاد بینش صحیح، ابزارهای لازم را برای توسعه هوش تجاری نیز فراهم می‌آورد.
-
افزایش سرعت و اطمینان با خودکارسازی
ERP کسب‌وکار را برای خودکارسازی وظایف تکراری، از قبیل لیست حقوق، پردازش سفارش‌ها، صدور صورتحساب، گزارش‌دهی و غیره، توانا می‌سازد. خودکارسازی زمان انجام اموری مانند ورود داده را به حدأقل می‌رساند، خطاها و اشتباهات را کاهش می‌دهد و امکان تمرکز بر روی وظایف ارزش‌آفرین را به کارمندان می‌دهد. به کمک این سیستم، داده‌ای که یک کاربر وارد می‌کند، در دسترس سراسر سازمان قرار خواهد گرفت.
-
دسترسی به تجربه‌های موفق جهانی و بومی
کسب‌وکارها، با استفاده از نرم افزارهای ERP، به مجموعه‌ای از تجربه‌های تجاری موفق جهانی دسترسی پیدا خواهند کرد. هر بار که سیستم ERP پیاده‌سازی می‌شود، این تجارب نه تنها در اختیار مشتریان قرار داده می‌شوند، بلکه برای آنها شخصی‌سازی می‌گردد. علاوه بر این، تجربه‌های اکتسابی از سایر مشتریان نیز در اختیار تمام کسب‌وکارها قرار می‌گیرد تا همیشه کارآمدی و اثربخشی آنها در حال پیشرفت باشد.
-
ماژولار بودن
هیچ کسب‌وکاری نمی‌خواهد با ایجاد تغییر در یکی اجزا، سایر اجزای سیستم با تغییر یا اشکال روبه‌رو شوند. در راهکار ERP، تمام اجزای سیستم قادرند وظایف را به صورت مستقل انجام دهند. بنابراین، با چنین مشکلاتی مواجه نخواهید شد.
ویژگی‌ها و مزایای سیستم ERP برای کسب‌وکار بسیارند، به صورتی که کلیت بخش‌ها و فرایند انجام امور را متحول خواهند کرد. در اینجا تنها به تعدادی ویژگی‌های این راهکار اشاره کردیم تا دیدی کلی درباره مزایای آن به دست داده شود.
10 مزیت برتر سیستم ERP
درست است که مفهوم سیستم ERP ساده است، اما فواید آن برای کسب‌وکارها بسیار گسترده می‌باشد. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی از نظر مفهومی به یکپارچه‌سازی تمام واحدها و اطلاعات آنها در یک سیستم واحد اشاره می‌کند، اما وقتی که صحبت به اجرا و فواید آن می‌رسد، پیچیدگی‌های زیادی را باید در نظر گرفت.
در این بخش، مزایای سیستم ERP را مطرح می‌کنیم. برای این منظور، 10 مزیت برتر آن را انتخاب کرده‌ایم که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
1. افزایش بهره‌وری
یکی از مزایای سیستم‌های ERP افزایش قابلیت تولید و بهره‌وری در مجموعه است. یکی از روش‌های مورد استفاده برای این منظور، همان‌طور که پیشتر نیز اشاره کردیم، خودکارسازی بسیاری از وظایف پایه‌ای و تکراری است. این امر به پرسنل امکان می‌دهد تا روی پروژه‌هایی تمرکز کنند که ارزش بیشتری برای کسب‌وکار تولید می‌کنند.
افزون بر این، انجام فرایندها برای کارکنان ساده‌تر می‌شود و زمان کمتری صرف جستجوی اطلاعات مورد نیاز خواهد شد. بنابراین، سرعت انجام وظایف مختلف افزایش می‌یابد. از آنجایی که پرسنل به اطلاعات سراسر شرکت دسترسی خواهند داشت، دیگر نیازی نیست به دنبال مجموعه‌های خاصی از اطلاعات، داده‌ها یا جزئیات بگردند. این یعنی بهره‌وری کسب‌وکار به طرز قابل توجهی افزایش خواهد یافت.
2. گزارش‌دهی فوری و دقیق
تردیدی نیست که گزارش‌دهی یکی از مهم‌ترین مزایای سیستم ERP است. وقتی که قادر به سفارشی‌سازی گزارشگیری از تمام فعالیت‌های تمام واحدها، از قبیل امور مالی، انبار، خدمات، تدارکات، فروش، بازاریابی، منابع انسانی یا غیره باشید، محدودیتی در سرعت و دقت انجام کار نخواهید داشت.
چه چیزی را می‌خواهید ارزیابی کنید؟ کدام KPI برایتان اهمیت دارد؟ سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی آن را محاسبه خواهد کرد. شما نه تنها می‌توانید علمکرد بخش‌های تجاری مختلف را ردیابی کنید، بلکه قادر به مقایسه واحدهای مختلف خواهید بود. به این صورت، به سادگی مشاهده می‌کنید که کدام بخش به کسب‌وکارتان کمک کرده و کدام بخش در برابر پیشرفت آن مانع ایجاد می‌کند.
3. کارآمدی عملیات‌ها
یکی دیگر از مزایای سیستم ERP این است که تمام واحدها و بخش‌های کسب‌وکارتان را پوشش می‌دهد. بنابراین، کارآمدی عملیات‌ها را به حدأکثر می‌رساند. به کمک خودکارسازی و دسترس‌پذیری اطلاعات، همه پرسنل و بخش‌های شرکت، از منابع انسانی تا مدیران انبار، بهبودهای مشکل‌گشایی را مشاهده خواهند کرد. وقتی که فرایندها با دقت بیشتر و در زمان کمتری انجام شوند، نه تنها هزینه‌های عملیات‌ها کاهش می‌یابند، بلکه رضایت مشتریان افزایش خواهد یافت.
4. پیشبینی دقیق
اگر بدانید که انتظاراتتان چیست، کسب‌وکارتان را برای وضعیت‌های آینده آماده خواهید کرد. اینجاست که موضوع پیشبینی وضعیت‌ها و شرایط آینده به میان می‌آید. یکی از مزایای سیستم ERP آن است که مجموعه وسیعی از داده‌های تاریخی و سایر ورودی‌ها را به‌کار می‌گیرد تا بتوانید تقاضاها، درآمدها، هزینه‌ها و سایر اعداد مورد نیاز آینده را پیشبینی کنید.
قدرت پیشبینی شما به کمک ERP افزایش می‌یابد، چون این سیستم مبتنی بر اطلاعات دقیق‌تر و جامع‌تر است. پیشبینی دقیق‌تر نیز یعنی می‌توانید آماده‌سازی‌های بهتری برای رویدادهای آینده انجام دهید. برای مثال، اگر پیشبینی می‌شود که فروش به 30 درصد افزایش یابد، باید در محدوده زمانی معینی موجودی انبار را به همین مقدار افزایش دهید.
5. مقیاس‌پذیری (توسعه‌پذیری)
سیستم ساختمند ERP امکان افزودن کاربران و عملکردهای جدید را پدید می‌آورد تا راهکار اجراشده ابتدائی در طول زمان رشد کرده و توسعه یابد. پس مهم نیست که در حال حاضر کسب‌وکار شما کوچک، متوسط یا بزرگ باشد، می‌تواند همراه با توسعه کسب‌وکارتان سیستم مورد استفاده خود را نیز توسعه بخشید.
پس یکی دیگر از مزایای سیستم ERP این است که مشکل افزودن کاربر یا عملکرد جدید را حل می‌کند. برای این منظور، کافی‌ست اطمینان یابید که راهکار سازمانی انتخابی شما قابلیت رشد همزمان با کسب‌وکارتان را دارد. لازم به یادآوری است که سیستم‌های ERP باید عملکردها و کاربردهای مورد نیاز را جهت تسهیل و تسریع این رشد در اختیار شما قرار دهند.
6. صرفه‌جویی در هزینه‌ها
شما به عنوان صاحب کسب‌وکار باید برخوردی هوشمندانه با امور مالی داشته باشید! برای این منظور، لازم است اشتباهات هزینه‌بر را به حدأقل برسانید، چون هر اشتباهی در نهایت می‌تواند به بیزینس زیان وارد کند. سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یک منبع اطلاعاتی دقیق و فوری در اختیار شما قرار می‌دهد که هزینه‌های اداری و عملیاتی را کاهش می‌دهد.
پس یکی دیگر از مزایای سیستم ERP این است که امکان تخصیص سرمایه به سایر حوزه‌های ضروری‌تر را برای شما فراهم می‌آورد. این سیستم تولیدکنندگان را قادر به مدیریت پیش‌کنشگرانه عملیات‌ها، جلوگیری از بی‌نظمی و تأخیر و درهم شکستن سیلوهای اطلاعاتی می‌سازد و کاربران را برای اخذ تصمیمات صحیح و فوری توانا می‌سازد.
7. تقویت قدرت رقابت در بازار
درست است که باید سرمایه لازم را به تجهیز کسب‌وکار خود به سیستم ERP اختصاص دهید، اما هزینه‌های عدم سرمایه‌گذاری برای تهیه این سیستم می‌تواند بیشتر باشد. در حالی که تعدادی از کسب‌وکارها خود را در محدوده استفاده از روش‌های امتحان‌شده و موفق قدیمی محصور کرده‌اند، تعدادی از بیزینس‌های دیگر در جستجوی راهکارهای تکنولوژیک هستند.
با توجه به مزایای قابل توجه سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، این راهکار عملکرد واحدهای هر کسب‌وکاری را بهبود می‌بخشد. به عبارت دیگر، یکی از مزایای سیستم ERP این است که توان رقابتی شما را در بازار افزایش می‌دهد. به کمک این سیستم، مخاطره اشتباهات تجاری هزینه‌بر را به حدأقل رسانده‌اید و می‌توانید جایگاه خود را در بازار تقویت کنید.
8. بهبود امنیت اطلاعات
در جهان امروز، داده‌ها ارزش بسیار بالایی برای کسب‌وکارها دارند، چون امکان اتخاذ بهترین تصمیمات را برای مدیریت فراهم می‌آورند. پس لازم است به خوبی از داده‌های خود محافظت کنید؛ کاری که ERP به خوبی برایتان انجام می‌دهد. این واقعیت که داده‌ها در سیستم‌های مختلف با سطوح مختلف امنیتی پراکنده نمی‌شوند، امنیت و سطح لازم برای محافظت از آنها را تأمین می‌کند.
به کمک ERP دیگر نیازی به صفحه‌گسترده‌ها و سایر اسنادی که روی ویندوز نصب هستند و از طریق ایمیل به اشتراک گذاشته می‌شوند، نخواهید داشت. افزون بر این، سیستم ERP امنیت داده را با محدود کردن دسترسی‌ها و استفاده از دسترسی‌های متفاوت، مانند view و edit، برای افراد مختلف، تأمین می‌کند.
9. سازمان‌دهی روال‌های کاری
یکی دیگر از مزایای سیستم ERP این است که می‌توانید با یک متخصص درباره ارزیابی فرایندها و تعیین روش‌های بهتر اجرا و تکمیل آنها مشورت کنید. فراموش نکنید که گاهی اوقات امور فقط به این دلیل به روش خاصی انجام می‌شوند که سال‌ها است به همان روش انجام پذیرفته‌اند، نه به این دلیل که بهترین روش به خدمت گرفته شده است.
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند در این مورد نیز به شما کمک کند. با استفاده از این سیستم، مراحل انجام امور کاهش می‌یابند و سایر بهبودهای مورد نیاز انجام می‌پذیرند تا کارها سریع‌تر و آسان‌تر به نتیجه برسند. سیستم ERP، همان‌طور که داده‌ها را استانداردسازی می‌کند، استانداردهای خاص و سفارشی را بر روال‌های کاری نیز اعمال می‌کند.
10. ارائه خدمات بهتر به مشتریان
یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای سیستم ERP که در این مقاله باید از آن یاد شود، بهبود خدمت‌رسانی به مشتری است. این سیستم‌ها معمولاً برای رویارویی با چالش‌ها، ترندها و نیازهای هر واحد طراحی شده‌اند. بنابراین، ارتباط واحدهای فروش، پشتیبانی و غیره با مشتری، از طریق دسترسی سریع و آسان به اطلاعات و تاریخچه مشتریان، بهینه‌سازی می‌گردد.
در مجموع، باید بگوییم که سیستم ERP تغییرات اساسی‌ای در کسب‌وکار شما ایجاد خواهد. به صورتی که بیزینس شما پویایی لازم را برای حرکت به سمت سودآفرینی و سودآوری روزافزون به دست خواهد آورد. با این حال، اگر می‌خواهید بدانید که ERP برای کسب‌وکار شما مناسب است یا خیر، بخش بعدی این مقاله را مطالعه کنید.
آیا سیستم ERP برای کسب‌وکار شما مناسب است؟
پژوهش‌های انجام‌شده نشان می‌دهند که پروژه‌های مجهز به ERP بسیار موفق‌تر عمل می‌کنند. در صورتی که می‌خواهید بدانید که آیا کسب‌وکار شما به بهره‌مندی از مزایای سیستم ERP نیاز دارد یا نه، لازم است به سؤالاتی مانند آنچه در ادامه آورده می‌شود، پاسخ دهید:
- داده‌های کسب‌وکارتان تا چه اندازه دقیق هستند؟
- آیا سیستم‌های کسب‌وکارتان به طور صحیح به هم متصل و مرتبط هستند؟
- آیا کسب‌وکارتان در مسیر رشد قرار دارد؟
- مشتریان کسب‌وکارتان تا چه میزان رضایت دارند؟
- آیا لازم است هزینه‌ها را کاهش دهید؟
این نکته را فراموش نکنید که هر کسب‌وکاری ویژگی‌ها و نیازهای خاص خود را دارد. بنابراین، لازم است نیازهای کسب‌وکارتان را بسنجید و سؤالات دیگری نیز مطابق با آنها طراحی کنید و پاسخ دهید. با وجود این، پاسخ به سؤالات بالا می‌تواند کمک خوبی در تصمیم‌گیری برای خرید سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به شما کند.
کلام آخر
در این مقاله از مجله حساب رایان مزایای سیستم ERP را بررسی کردیم. به نظر می‌رسد که تغییر و تحولات تجارت در جهان مدرن استفاده از این سیستم را به امری اجتناب‌ناپذیر تبدیل کرده است، مگر آنکه کسب‌وکاری قصد توسعه و رشد نداشته باشد. نظر شما درباره ERP و فواید و مزایای آن برای شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف چیست؟ آیا تاکنون از ERP استفاده کرده‌‌اید؟ تجربه شما در استفاده از آن چه بوده است؟ استقرار ERP کدام یک از مزایای یادشده در این مقاله را برای کسب‌وکارتان به همراه داشته است؟
از آنجایی که تجربه شما در استفاده از سیستم ERP برای ما و سایر مخاطبان مجله حساب رایان ارزنده و سودمند خواهد بود، دعوت می‌کنیم که نظرات خودتان را با ما در میان بگذارید!
