با پیاده‌سازی نظام مالیاتی هوشمند در کشور، الزام به ثبت الکترونیکی اسناد حسابداری و بارگذاری به‌موقع آن‌ها در سامانه‌های مربوطه، یکی از مهم‌ترین بخش‌ها رعایت تکالیف قانونی مؤدیان مالیاتی شده است. تصویر فوق، جدول زمان‌بندی مهلت‌های مقرر جهت بارگذاری اسناد در دفاتر الکترونیکی را به تفکیک سال مالی ۱۴۰۴ و ۱۴۰۵ ارائه می‌دهد که در این مقاله به تحلیل فنی این زمان‌بندی خواهیم پرداخت.
سال مالی ۱۴۰۵ (شروع از تیرماه ۱۴۰۴)
مطابق با الزامات سازمان امور مالیاتی، برای مؤدیانی که سال مالی آن‌ها از تیر ۱۴۰۴ آغاز شده و تا پایان خرداد ۱۴۰۵ ادامه دارد، مهلت بارگذاری اسناد در دفاتر الکترونیکی به صورت دوره‌های سه‌ماهه و چهارماهه تقسیم‌بندی شده است:
| مهلت ثبت اسناد در سامانه | دوره زمانی |
| پایان مرداد ماه ۱۴۰۴ | سه ماه اول |
| پایان آبان ماه ۱۴۰۴ | سه ماه دوم |
| پایان بهمن ماه ۱۴۰۴ | سه ماه سوم |
| تا پایان دوره ارائه اظهارنامه مالیاتی (تقریباً پایان تیر ۱۴۰۵) | سه ماه چهارم |
نکته مهم: برای شفاف سازی زمان نگارش دفاتر و تکمیل اطلاعات، مؤدیان باید به تفکیک هر فصل، اسناد را در موعد مقرر ثبت کنند. تأخیر در ثبت ممکن است مشمول جرائم غیرقابل بخشش گردد.
سال مالی ۱۴۰۴ (بر اساس تقویم شمسی)
برای مؤدیانی که سال مالی آن‌ها مطابق با سال شمسی از ابتدای فروردین ۱۴۰۴ تا پایان اسفند ۱۴۰۴ تعریف شده، جدول مهلت‌ها به شکل زیر است:
| مهلت ثبت اسناد در سامانه | دوره زمانی |
| پایان آبان ماه ۱۴۰۴ | شش ماه اول |
| تا پایان دوره ارائه اظهارنامه (تقریباً پایان تیر ۱۴۰۵) | شش ماه دوم |
تفاوت کلیدی: در این حالت، تقسیم‌بندی شش‌ماهه لحاظ شده و مهلت‌ها به‌گونه‌ای تنظیم شده‌اند که مؤدی تا زمان ارائه اظهارنامه فرصت دارد اطلاعات کامل و دقیق ثبت نماید.
اهمیت رعایت زمان‌بندی
با توجه به بندهای آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، ثبت به‌موقع اسناد در دفاتر الکترونیکی یکی از شروط اساسی پذیرش دفاتر به عنوان دفاتر قانونی قابل استناد است. عدم رعایت این زمان‌بندی می‌تواند منجر به رد دفاتر، تعلق جریمه و حتی برآورد علی‌الرأس درآمد مؤدی شود.
پیشنهادات کاربردی برای مدیران مالی
- سیستم هشدار و یادآوری داخلی در نرم‌افزار حسابداری برای زمان‌های مقرر فعال گردد.
- تقسیم وظایف تیم مالی به تفکیک ماه و دوره برای تسریع در آماده‌سازی اسناد.
- همکاری با مشاوران مالیاتی جهت کنترل صحت و کفایت اطلاعات بارگذاری شده.
- پشتیبان‌گیری منظم از دفاتر ثبت‌شده جهت جلوگیری از خطرات امنیتی یا فنی.
جمع‌بندی
سامانه‌های مالیاتی کشور به سمت دیجیتالیزه شدن و شفافیت کامل حرکت می‌کنند. مؤدیان، به‌ویژه در بخش خصوصی و سازمان‌های دولتی، باید ضمن شناخت تقویم مالیاتی خاص خود، نسبت به رعایت دقیق این مهلت‌ها اهتمام ویژه داشته باشند تا از جرائم احتمالی پیشگیری گردد و اعتبار مالیاتی ایشان حفظ شود.
