Electronic Correspondence Exchange یا به طور مخفف (ECE)، به معنای تبادل الکترونیکی مکاتبات است که در سال ۱۳۸۴ به پیشنهاد تعدادی از شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار اتوماسیون اداری در ایران مورد استقبال قرار گرفت. در واقع، پروتکل ECE یا تبادل الکترونیکی مکاتبات به کمک سازمان‌ها آمد تا بتوانند مکاتبات برون‌سازمانی خود را به صورت الکترونیکی انجام دهند. این مقاله به بررسی کامل زوایای این موضوع می‌پردازد و پاسخ سوال پروتکل ECE چیست را به صورت دقیق ارائه می‌دهد.
پروتکل ECE چیست؟
امروزه جهان به وسیله ارتباطات و اینترنت به یک دهکده جهانی تبدیل شده است، از این رو، سازمان‌ها برای داشتن نتیجه بهتر در تولیدات خود به یکدیگر نیاز دارند. به دلیل سرعت زیاد در انجام امور و کاهش هزینه استفاده از کاغذ سازمان‌ها برای مکاتبات درون‌سازمانی خود از اتوماسیون‌های اداری مختلف بهره می‌گیرند. اما حتی این سازمان‌ها هم برای ارتباط با سازمان‌های دیگر مجبور به استفاده از کاغذ هستند.
این امر به دو دلیل اتفاق می‌افتد:
- سازمان فرستنده و دریافت‌کننده از اتوماسیون‌های اداری متفاوتی استفاده می‌کنند.
- سازمان دریافت‌کننده از اتوماسیون اداری استفاده نمی‌کند.
به دلیل اینکه سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت از قالب‌های متفاوتی برای ارسال نامه‌ها و اطلاعات استفاده می‌کنند برقراری ارتباط میان آنها ناممکن است. در چنین شرایطی باید از یک قالب استاندارد مانند XML استفاده کرد که تمام سیستم‌های اتوماسیون اداری آن را بشناسند که این روش تبادل الکترونیکی مکاتبات یا ECE نام دارد. پروتکل ECE با هدف رفع همین محدودیت ها به وجود آمده است.
سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟
یکی از بهترین روش‌های افزایش بهره‌وری سازمان استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها است. به اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها، اتوماسیون کسب‌وکار هم گفته می‌شود. اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند که در حقیقت باعث می‌شوند وقت کارکنان برای انجام کارهای باارزش‌تر آزاد شود.
در واقع، امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری با استفاده از کامپیو‌تر را اتوماسیون اداری می‌گویند.
امروزه اتوماسیون‌های اداری امکاناتی مانند تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز دارا هستند.
از جمله دلایلی که سازمان‌ها به اتوماسیون روی آوردند:
- حذف کاغذ و کاغذبازی از روندهای اداری
- نگهداری بهتر اطلاعات، نامه‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی
- جستجو و دستیابی بسیار سریع‌تر به نامه‌ها و یا اسناد مورد نظر
- عدم نیاز به گردش دستی نامه‌ها و مکاتبات و الکترونیکی کردن تمامی این روال‌‌ها
- و ...
بسته‌های نرم‌افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند، عبارتند از:
- AppleWorks
- Corel WordPerfect
- Microsoft Office
- Sun StarOffice
به صورت کلی، سیستم اتوماسیون اداری در واقع شکل تکامل‌یافته سیستم دبیرخانه است.
در گذشته، اتوماسیون اداری به پردازنده‌های مرکزی و تیمی از متخصصان برای نگهداری از آنها نیاز داشت، اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون مبتنی بر پردازش ابری هستند.
برخی از انواع اتوماسیون اداری را می‌توان به دسته‌های زیر تقسیم‌بندی نمود.
اتوماسیون ساده
این اتوماسیون بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای ساده و تکراری را دیجیتالی می‌کند.
نمونه‌ای اتوماسیون ساده:
- اتوماسیون اداری (Office Automation)
- اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)
اتوماسیون فرآیند
این اتوماسیون اغلب به وسیله نرم افزارهای اختصاصی پیاده‌سازی می‌شود و باعث شفاف‌سازی فرآیندهای سازمان می‌شود و بهره‌وری و کارایی سازمان را افزایش می‌دهد.
نمونه‌ای از اتوماسیون فرآیند:
- فرآیندکاوی
- خودکارسازی گردش کار
اتوماسیون پیشرفته
این اتوماسیون انسانها و ماشین‌ها را برای ادغام چندین سیستم در سازمان ترکیب می‌کند. اتوماسیون پیشرفته از داده‌های بدون ساختار همراه با یادگیری ماشینی، پردازش زبان طبیعی و تجزیه و تحلیل آنها برای خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر استفاده می‌کند.
اتوماسیون هوشمند
این اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی است، یعنی ماشین‌ها بر اساس موقعیت‌هایی که در گذشته با آنها مواجه شده و تجزیه و تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند.
پروتکل ECE در اتوماسیون اداری
اطلاعاتی که پروتکل ECE در نرم افزار اتوماسیون اداری جابه‌جا می‌کند شامل موارد زیر است:
- مشخصات فرستنده
- مشخصات گیرنده
- مشخصات سایر گیرندگانی که ممکن است نامه را دریافت کنند
- شماره نامه (شماره‌ای که فرستنده از دبیرخانه دریافت و روی آن درج کرده)
- تاریخ نامه
- اطلاعات نامه‌های مرتبط شامل عطف، پیوست و ...
- موضوع نامه
- اولویت نامه شامل فوری، عادی و ...
- طبقه‌بندی نامه شامل محرمانه، عادی، سری و ...
ارتباط بین دو سازمان به وسیله پروتکل ECE به صورت آنلاین و از طریق ایمیل انجام می‌شود که در نتیجه هر ارجاعی که بر روی یک نامه ایجاد می‌شود در ECE منعکس نمی‌گردد. این مورد می‌تواند علت ناکارآمدی پروتکل ECE در سازمان‌های بزرگ باشد.
نواقص و اشکالات پروتکل ECE:
- عدم دربرگیری لیست ارجاعات
- پیگیری‌ها
- اقدامات انجام‌شده بر روی نامه
سامانه‌های سیتاد، سپاد، رصد و ... در سطح ملی برای رفع این مشکل به وجود آمدند که تقریباً همگی با شکست مواجه شدند.
نواقص و اشکالاتی که پروتکل ECE دارد، به این معنا نیست که وجود این پروتکل برای سازمان ضرورتی ندارد. در واقع، یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب حتماً باید از پروتکل ECE پشتیبانی نماید. در حقیقت عدم پشتیبانی از پروتکل ECE در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری نشانه ضعف آن است، چون سازمان‌های بسیاری در سطح کشور وجود دارند که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده می‌کنند و یکی از راه‌های مرسوم برقراری ارتباط با این سازمان‌ها و ارسال نامه‌ها و مکاتبات اداری برای آنها پروتکل ECE است.
پروتکل ECE در نرم افزار دبیرخانه
از زمانی که پروتکل ECE به وجود آمد، نرم افزارهای دبیرخانه سازمان‌ها نیز باید قابلیت‌های خود را ارتقا می‌دادند تا توانایی سازگاری با نامه‌هایی که از طریق ECE می‌رسد را داشته باشند. در واقع، دبیرخانه قسمتی از سازمان است که وظیفه ثبت و نگهداری از نامه‌ها و اسناد را بر عهده دارد. در حقیقت، یک نرم افزار دبیرخانه خوب باید بتواند از پروتکل ECE پشتیبانی کند.
تفاوت پروتکل ECE با PTP
تفاوت عمده پروتکل ECE و PTP در این است که PTP در صورتی کاربرد دارد که دو سازمان متفاوت از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری واحد استفاده کنند. در این صورت، می‌توانند نامه‌های بین سازمانی خود را با استفاده از قابلیت PTP برای یکدیگر به صورت الکترونیکی ارسال نمایند. اما ECE می‌تواند برای سازمان‌هایی که از اتوماسیون اداری‌های مختلفی استفاده می‌کنند هم کاربرد داشته باشد.
راه‌اندازی پروتکل ECE
تولیدکنندگان نرم افزار اتوماسیون و دبیرخانه با استفاده از فرمت فایل مشخصی با نام XML اطلاعات و نامه‌ها را بین دو اتوماسیون اداری مبادله می‌کنند. با این روش، حتی اگر دو سازمان اتوماسیون اداری یکسان نداشته باشند، باز می‌توانند با هم مکاتبه کنند.
تبادل اطلاعات به وسیله پروتکل ECE به صورت زیر انجام می‌شود:
- در ابتدا مکاتبات و اطلاعات ارسالی رمزگذاری می‌شوند.
- سپس از طریق یک آدرس ایمیل به سرور سازمان مقصد ارسال می‌شوند.
- در نهایت محتوای دریافتی مجدداً در سرور سازمان مقصد رمزگشایی می‌شود و توسط سامانه اتوماسیون اداری سازمان مقصد به فرمت یک نامه اداری تبدیل و ثبت می‌شود.
در تبادل با پروتکل ECE دو مورد مطرح می شود:
بستر ارتباطی
در واقع، بستر ارتباطی محیط فیزیکی سازمان‌ها را شامل می‌شود. دو بستر ارتباطی که کارشناسان پیشنهاد کرده‌اند؛ عبارتند از:
- پست الکترونیک (email)
- شبکه پیام دولت
پروتکل ارتباطی
پروتکل ارتباطی بر پایه XML است.
در حال حاضر نسخه 1.01 از پروتکل ECE در دسترس است که می‌بایست قوانین زیر رعایت شوند:
- فایل‌های xml با استاندارد Uniconde(UTF-8) مبادله می‌شوند. بنابراین، از کاراکترهای فارسی، عربی و انگلیسی پشتیبانی می‌کنند.
- برای جداسازی رشته‌های حرفی از کاراکتر “;;” استفاده می‌شود.
- کلیه عناصری که شامل مشخصه تاریخ هستند، از نوع داده DateTime می‌باشند که از استاندارد ISO 8601 استفاده می‌کنند.
- پس از دریافت فایل توسط گیرنده باید رسیدی که از نوع xml است آماده کرده و به ارسال‌کننده بفرستد.
مزایای پروتکل ECE
نسخه (01 .1) پروتکل ECE:
- استقلال از معماری و فناوری‌های مورد استفاده در سامانه‌های مکاتبات
- استقلال از بستر انتقال معمول و عادی
- سهولت تولید نامه‌ها و اسناد
اتوماسیون اداری حساب رایان
سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان قابلیت‌های مختلفی برای ثبت و تولید نامه، پاراف نامه، ارجاع و پیگیری نامه، طبقه‌بندی و جستجوی نامه دارد. با استفاده از این قابلیت‌ها، مدیریت ارتباطات در سازمان‌ها و شرکت‌ها را بسیار تسهیل می‌گردد. علاوه بر اینها، با استفاده از این سیستم امکان ثبت، پیگیری و مدیریت جلسات فراهم می‌شود. بنابراین، یکی از چالش‌برانگیزترین مشکلات داخل سازمانی را مرتفع می‌سازد. موضوع اطلاع‌رسانی در سازمان از مهم‌ترین موضوعات سازمانی محسوب می‌شود که تابلو اعلانات سیستم اتوماسیون اداری این مشکل را نیز حل کرده است و به راحت‌ترین شکل ممکن پرسنل سازمان از تمامی اخبار و رویدادها مطلع خواهند شد.
لازم به یادآوری است که شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش‌بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد.
