Electronic Correspondence Exchange یا بطور مخفف (ECE) به معنای تبادل الکترونیکی مکاتبات است که در سال ۱۳۸۴ به پیشنهاد تعدادی از شرکت های تولید کننده نرم افزار اتوماسیون اداری در ایران مورد استقبال قرار گرفت. در واقع پروتکل ECE یا تبادل الکترونیکی مکاتبات به کمک سازمان ها آمد تا سازمان بتواند مکاتبات برون سازمانی خود را به صورت الکترونیکی انجام دهد. این مقاله به بررسی کامل زوایای این موضوع میپردازد و پاسخ سوال پروتکل ECE چیست را به صورت دقیق ارائه می‌دهد.
پروتکل ECE چیست؟
امروزه جهان به وسیله ارتباطات و اینترنت به یک دهکده جهانی تبدیل شده است، از این رو سازمان ها برای داشتن نتیجه بهتر در تولیدات خود به یکدیگر نیاز دارند. به دلیل سرعت زیاد در انجام امور و کاهش هزینه استفاده از کاغذ سازمان ها برای مکاتبات درون سازمانی خود از اتوماسیون‌های اداری مختلف بهره می گیرند اما حتی این سازمان ها هم برای ارتباط با سازمان های دیگر مجبور به استفاده از کاغذ هستند.
این امر به دو دلیل اتفاق می افتد:
- سازمان فرستنده و دریافت کننده از اتوماسیون های اداری متفاوتی استفاده می کنند.
- سازمان دریافت کننده از اتوماسیون اداری استفاده نمی کند.
به دلیل اینکه سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت از قالب‌های متفاوتی برای ارسال نامه‌ها و اطلاعات استفاده میکنند برقراری ارتباط میان آنها ناممکن است. در چنین شرایطی باید از یک قالب استاندارد مانند XML استفاده کرد که تمام سیستم‌های اتوماسیون اداری آن را بشناسند که این روش تبادل الکترونیکی مکاتبات یا ECE نام دارد، پروتکل ECE با هدف رفع همین محدودیت ها به وجود آمده است.
ارسال درخواست جهت مشاهده رایگان دمو
سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟
یکی از بهترین روش های افزایش بهره وری سازمان استفاده از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها است. به اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها، اتوماسیون کسب و کار هم گفته می‌شود. اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند که در حقیقت باعث می شوند وقت کارکنان برای انجام کارهای با ارزش تر آزاد شود.
در واقع امکان پردازش داده‌های نوشتاری، دیداری و شنیداری با استفاده از کامپیو‌تر را اتوماسیون اداری می گویند.
امروزه اتوماسیون های اداری امکاناتی مانند تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز دارا هستند.
از جمله دلایلی که سازمان ها به اتوماسیون روی آوردند:
- حذف کاغذ و کاغذبازی از روندهای اداری
- نگهداری بهتر اطلاعات، نامه‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی
- جستجو و دستیابی بسیار سریع‌تر به نامه‌ها و یا اسناد مورد نظر
- عدم نیاز به گردش دستی نامه‌ها و مکاتبات و الکترونیکی کردن تمامی این روال‌‌ها
- و...
بسته‌های نرم‌افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند:
- AppleWorks
- Corel WordPerfect
- Microsoft Office
- Sun StarOffice
به صورت کلی سیستم اتوماسیون اداری در واقع شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است.
در گذشته اتوماسیون اداری به پردازنده های مرکزی و تیمی از متخصصان برای نگه داری از آن ها نیاز داشت اما امروزه پلتفرم‌های اتوماسیون مبتنی بر پردازش ابری هستند.
برخی از انواع اتوماسیون اداری را می توان به دسته های زیر تقسیم بندی نمود.
اتوماسیون ساده:
این اتوماسیون بدون نیاز به کدنویسی یا با کدنویسی اندک، کارهای ساده و تکراری را دیجیتالی می‌کند.
نمونه ای اتوماسیون ساده:
- اتوماسیون اداری (Office Automation)
- اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)
اتوماسیون فرآیند:
این اتوماسیون اغلب به وسیله نرم افزارهای اختصاصی پیاده سازی می شود و باعث شفاف سازی فرآیندهای سازمان می شود و باعث افزایش بهره‌وری و کارایی سازمان می شود.
نمونه ای از اتوماسیون فرآیند:
- فرآیندکاوی
- خودکارسازی گردش کار
اتوماسیون پیشرفته:
این اتوماسیون برای ادغام چندین سیستم در سازمان، انسانها و ماشین‌ها را ترکیب می‌کند. اتوماسیون پیشرفته از داده‌های بدون ساختار همراه با یادگیری ماشینی، پردازش زبان طبیعی و تجزیه و تحلیل آن ها برای خودکارسازی فرآیندهای پیچیده‌تر استفاده می کند.
اتوماسیون هوشمند:
این اتوماسیون مبتنی بر هوش مصنوعی است، یعنی ماشین‌ها بر اساس موقعیت‌هایی که در گذشته با آن ها مواجه شده و تجزیه و تحلیل کرده‌اند، تصمیم‌گیری کنند.
پروتکل ECE در اتوماسیون اداری
اطلاعاتی که پروتکل ECE در نرم افزار اتوماسیون اداری جا به جا می کند شامل :
- مشخصات فرستنده
- مشخصات گیرنده
- مشخصات سایر گیرندگانی که ممکن است نامه را دریافت کنند
- شماره نامه (شماره ای که فرستنده از دبیرخانه دریافت و روی آن درج کرده)
- تاریخ نامه
- اطلاعات نامه‌های مرتبط شامل عطف، پیوست و...
- موضوع نامه
- اولویت نامه شامل فوری، عادی و...
- طبقه بندی نامه شامل محرمانه، عادی، سری و...
ارتباط بین دو سازمان به وسیله پروتکل ECEبه صورت آنلاین و از طریق ایمیل انجام می شودکه درنتیجه هر ارجاعی که بر روی یک نامه ایجاد می شود در ECE منعکس نمی گردد. این مورد می تواند علت ناکارآمدی پروتکل ECE در سازمان های بزرگ باشد.
نواقص و اشکالات پروتکل ECE:
- عدم دربرگیری لیست ارجاعات
- پیگیری‌ها
- اقدامات انجام شده بر روی نامه
سامانه های سیتاد، سپاد، رصد و ... در سطح ملی برای رفع این مشکل به وجود آمدند که تقریبا همگی با شکست مواجه شدند.
نواقص و اشکالاتی که پروتکل ECE دارد به این معنا نیست که وجود این پروتکل برای سازمان ضرورتی ندارد درواقع یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری خوب حتماً باید از پروتکل ECE پشتیبانی نماید و درحقیقت عدم پشتیبانی از پروتکل ECE در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری نشانه ضعف آن است چون سازمان‌های بسیاری در سطح کشور وجود دارند که از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری مختلفی استفاده میکنند و یکی از راه‌های مرسوم برقراری ارتباط با این سازمان‌ها و ارسال نامه‌ها و مکاتبات اداری برای آنها پروتکل ECE است.
پروتکل ECE در نرم افزار دبیرخانه
از زمانی که پروتکل ECE به وجود آمد نرم افزار دبیرخانه سازمان ها نیز باید قابلیت‌های خود را ارتقا می‌دادند تا توانایی سازگاری با نامه‌هایی که از طریق ECE می‌رسد را داشته باشد. در واقع دبیرخانه قسمتی از سازمان است که وظیفه‌ی ثبت و نگهداری از نامه‌ها و اسناد را برعهده دارد. درحقیقت یک نرم افزار دبیرخانه خوب باید بتواند از پروتکل ECE پشتیبانی کند.
تفاوت پروتکل ECE با PTP
تفاوت عمده پروتکل ECE و PTP در این است که PTP در صورتی کاربرد دارد که دو سازمان متفاوت از یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری واحد استفاده کنند در این صورت می توانند نامه‌های بین سازمانی خود با استفاده از قابلیت PTP برای یکدیگر به صورت الکترونیکی ارسال نمایند. اما ECE می تواند برای سازمان‌هایی که از اتوماسیون اداری‌های مختلفی استفاده میکنند هم کاربرد داشته باشد.
راه اندازی پروتکل ECE
تولیدکنندگان نرم افزار اتوماسیون و دبیرخانه با استفاده از فرمت فایل مشخصی با نام XML اطلاعات و نامه‌ها را بین دو اتوماسیون اداری مبادله میکنند. با این روش حتی اگر دو سازمان اتوماسیون اداری یکسان نداشته باشند باز هم می توانند باهم مکاتبه کنند.
تبادل اطلاعات به وسیله ی پروتکل ECE به صورت زیر انجام می شود:
- در ابتدا مکاتبات و اطلاعات ارسالی رمزگذاری می‌شوند.
- سپس از طریق یک آدرس ایمیل به سرور سازمان مقصد ارسال می‌شوند.
- درنهایت محتوای دریافتی مجددا در سرور سازمان مقصد رمزگشایی می‌شود و توسط سامانه اتوماسیون اداری سازمان مقصد به فرمت یک نامه اداری تبدیل و ثبت می‌شود.
در تبادل با پروتکل ECE دو مورد مطرح می شود:
بستر ارتباطی
در واقع بستر ارتباطی محیط فیزیکی سازمان ها را شامل می شود. دو بستر ارتباطی که کارشناسان پیشنهاد کردند؛ عبارتند از:
- پست الکترونیک (email)
- شبکه پیام دولت
پروتکل ارتباطی
پروتکل ارتباطی بر پایه XML است.
در حال حاضر نسحه 1.01 از پروتکل ECE در دسترس است که می‌بایست قوانین زیر رعایت شوند:
- فایل‌های xml با استانداردUniconde(UTF-8) مبادله می‌شوند که بنابراین از کاراکترهای فارسی، عربی و انگلیسی پشتیبانی میکنند.
- برای جداسازی رشته‌های حرفی از کاراکتر “;;” استفاده می‌شود.
- کلیه عناصری که شامل مشخصه تاریخ هستند از نوع داده DateTime که از استاندارد ISO 8601 استفاده میکنند.
- پس از دریافت فایل توسط گیرنده باید رسیدی که از نوع xml است آماده کرده و به ارسال‌کننده بفرستد.
مزایای پروتکل ECE
نسخه (01 .1) پروتکل ECE :
- استقلال از معماری و فناوری‌های مورد استفاده در سامانه های مکاتبات
- استقلال از بستر انتقال معمول و عادی
- سهولت تولید نامه‌ها و اسناد
اتوماسیون اداری حساب رایان
سیستم اتوماسیون اداری حساب رایان قابلیت‌های مختلفی برای ثبت و تولید نامه، پاراف نامه، ارجاع و پیگیری نامه، طبقه بندی و جستجوی نامه دارد. با استفاده از این قابلیت‌ها، مدیریت ارتباطات در سازمان و شرکت‌ها را بسیار آسان می‌نماید. علاوه بر این‌ها، با استفاده از این سیستم امکان ثبت، پیگیری و مدیریت جلسات فراهم می‌شود؛ بنابراین یکی از چالش برانگیزترین مشکلات داخل سازمانی را مرتفع می‌سازد. موضوع اطلاع رسانی در سازمان از مهم‌ترین موضوعات سازمانی محسوب می‌شود که تابلو اعلانات سیستم اتوماسیون اداری، این مشکل را نیز حل کرده است و به راحت‌ترین شکل ممکن پرسنل سازمان از تمامی اخبار و رویدادها مطلع خواهند شد.
شرکت حساب رایان پارس به عنوان یک شرکت دانش بنیان و با سابقه درخشان، قریب به دو دهه در تولید و ارائه نرم افزارهای یکپارچه حسابداری، مالی و اداری محاسبان با رویکرد ERP فعالیت دارد.
افتخارات شرکت حساب رایان پارس
- دارای رتبه یک شورای عالی انفورماتیک کشور در ۳ حوزه
- قیمت بسیار مناسب فروش نرم افزار و بهای خدمات آموزش و استقرار، بو‌می‌سازی و خدمات پشتیبانی
- دریافت تندیس و کسب گواهی نامه ملی رعایت حقوق مصرف کننده در شش سال پیاپی از ۱۳۹۵ تا ۱۴۰۰ از سازمان حمایت از مصرف کنندگان و تولید کنندگان
- دریافت تندیس و کسب گواهی نامه شرکت برتر نرم افزاری در سال‌های ۱۳۹۳ و ۱۳۹۶ از وزارت صنعت و معدن و تجارت
- بهره گیری از توان تخصصی کارشناسان مجرب IT و امور مالی کسب کارهای مختلف درجهت شناخت وضعیت موجود و اتخاذ مناسب ترین روش برای رفع مشکلات قبلی، کانورت اطلاعات، راه اندازی و استقرار کامل نرم افزار در کوتاه ترین زمان ممکن
- دارای مجوز از دیوان محاسبات کشور و وزارت امور اقتصاد و دارائی
- طراحی 35 محصول متفاوت در حوزه‌های مالی، لجستیک، اداری، منابع انسانی جهت کسب کارهای متنوع
- دارای پروانه بهره برداری تولید نرم افزار از وزارت صنعت، معدن و تجارت
- بیش از ۳۸۵۰۰۰ کلاینت و کاربر در سراسر کشور
- بیش از ۶۰۰ پایگاه شهری در سراسر کشور
کلیه شرکت ها می‌توانند با تکمیل فرم درخواست دمو، جلسه ای را با دپارتمان فروش در خصوص قابلیت ها و امکانات محاسبان داشته باشند.
شماره تماس دپارتمان فروش: ۸۷۷۶۰ (داخلی ۲۲۵) و یا شماره همراه ۰۹۱۹۹۹۸۷۱۳۸
ارسال درخواست جهت مشاهده رایگان دمو
