همه ما کم و بیش با مفهوم بودجه آشنا هستیم، اما وقتی در تعریف به آن نگاه می‌کنیم دارای پیچیدگی‌هایی است. آیا شما با پیچیدگی‌های بودجه آشنایی دارید؟ در این مطلب به شما توضیحات کاملی در مورد بودجه و همچنین بودجه ریزی بر مبنای عملکرد خواهیم داد؛

اصلا بودجه چیست؟

همه ما کم و بیش با مفهوم بودجه آشنا هستیم، اما وقتی در تعریف به آن نگاه می‌کنیم دارای پیچیدگی‌هایی است. آیا شما با پیچیدگی‌های بودجه آشنایی دارید؟ در این مطلب به شما توضیحات کاملی در مورد بودجه و همچنین بودجه ریزی بر مبنای عملکرد خواهیم داد؛

در اصل بودجه یک واژه فرانسوی است که از معادل انگلیسی آن برگرفته شده است. در فرانسه کیف چرمی که وجوه نقد در آن را نگهداری می‌کردند «بوژه» می‌نامیدند و در انگلستان (Budget) نیز به کیف چرمی که حاوی صورت مخارج مورد نیاز پادشاه بوده گفته می‌شد.

بر همین اساس و طی زمان، واژه بودجه تعریفی مبنی بر تخمین درآمد و هزینه در طول یک بازه زمانی (که معمولا یک ساله در نظر گرفته می‌شود) دریافت کرد و امروزه نیز با همین تعریف آن را می‌شناسیم.

بودجه در تمامی سازمان‌ها مخصوصا سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها کاربرد بسیار زیادی دارد زیرا بودجه دستورالعملی است که بر اساس آن منابع یک سازمان به بخش‌های مختلف برای دستیابی به اهداف و برنامه‌های تعیین شده اختصاص می‌یابد و از هدر رفت منابع مالی و هرج مرج در سازمان جلوگیری می‌کند.

علاوه بر این با استفاده از بودجه می‌توان در انتهای دوره، عملکرد مدیران یک سازمان را سنجید تا متوجه شویم که آیا مدیران آن سازمان در راستای اهداف و سیاست‌های کلان سازمان قدم برداشته‌اند یا خیر، به همین دلیل بودجه در دیدگاه مدیران از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.

روش‌های بودجه ریزی

قبل از اینکه بخواهیم بودجه ریزی بر مبنای عملکرد یا همان بودجه ریزی عملیاتی را توضیح دهیم، ابتدا انواع بودجه ریزی را معرفی می‌کنیم تا دیدگاه کامل‌تری نسبت به بودجه ریزی داشته باشیم؛

انواع بودجه:

بودجه جامع

همانطور که از نام بودجه جامع مشخص است، این بودجه به تمامی موارد مالی و غیر مالی سازمان در  یک دوره مالی می‌پردازد.

بودجه عملیاتی (بر مبنای عملکرد)

بودجه عملیاتی یا همان بودجه عملکردی بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود، برای مثال در یک بخش یا یک پروژه مشخص بودجه‌ای تعریف و به آن تخصیص داده می‌شود.

بودجه هزینه سرمایه‌ای

این بودجه برای پروژه‌های سرمایه گذاری بلندمدت و معمولا برای دارایی‌های ثابت در نظر گرفته می‌شود.

بودجه ثابت

بودجه ثابت بر اساس شرایط فروش و درآمد ثابت مانند رکود اقتصادی بسته می‌شود و در شرایطی که متغیرهای مختلف در حال نوسانات زیاد باشند، کارآمد نیست.

بودجه انعطاف پذیر

با توجه به اینکه شرایط کسب و کارها به صورت مداوم در حال تغییر و غیر قابل پیش‌بینی است، بودجه انعطاف پذیر مناسب‌ترین گزینه برای کسب و کارها و سازمان‌های خصوصی خواهد بود.

برای تعیین این بودجه باید فاکتورهای مختلفی مانند دامنه نوسان هزینه‌های متغیر و ترکیبی از دیگر متغیرها را در نظر گرفت.

بودجه نقدی

تمرکز این نوع بودجه ریزی روی برنامه ریزی برای وجوه نقد است که ورودی و خروجی وجه نقد را در یک بازه زمانی نشان می‌دهد.

بودجه ریزی بر مبنای عملکرد (بودجه ریزی عملیاتی) چیست؟

همانطور که در بخش انواع بودجه گفتیم، بودجه ریزی برمبنای عملکرد بر اساس موارد از پیش تعیین شده که باید برای آنها هزینه شود نگارش می‌شود، اگر واضح‌تر بخواهیم توضیح دهیم باید بگوییم که بودجه ریزی عملیاتی (بودجه ریزی عملکرد) فرآیند مرتبط ساختن هزینه‌ها با نتایج آن هزینه‌هاست، یعنی برای شاخص‌های عملکردی، تخصیص منابع انجام شود.

اولین بار این نوع بودجه ریزی در چارچوب اصلاحات بودجه‌ای پس از جنگ جهانی دوم در کشورهای صنعتی به کار گرفته شد، بنابراین با توجه به اینکه بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در کشورهای پیشرفته مورد استقبال قرار گرفته است و به نوعی توانسته پاسخگوی نیازهای این کشورها بر اساس فرآیندهای دقیق و محاسبه شده آنها باشد، در ایران نیز توجه مسئولین به  بودجه ریزی عملیاتی منعطف شده و به سرعت در حال گسترش در تمامی سازمان‌ها به‌خصوص سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها است.

بودجه ریزی بر مبنای عملکرد (بودجه ریزی عملیاتی) به شکلی دقیق و روشن، اجرای طرح‌ها و برنامه‌های سازمان را از دیدگاه هزینه و فایده  تجزیه و تحلیل می‌کند و با روش‌های اندازه گیری کار، قیمت تمام شده را بر اساس استانداردها مقایسه و تحلیل می‌کند.

در واقع نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد به عنوان یک نظام مدیریتی، استراتژی‌هایی برای ارتقای اثربخشی و کارآیی مصرف منابع سازمانی در راستای ارائه محصول یا خدمت با اهداف کوتاه مدت و نتایج آنها که همان اهداف بلند مدت هستند ارائه می‌دهد تا در نهایت شفافیت در سازمان‌ها و همچنین پاسخگویی مدیران درقبال تصمیمات خود را افزایش دهد.

البته در اینجا باید بین «کارایی» و «اثربخشی» تمایز قائل شویم زیرا «کارایی» به استفاده مفید از منابع می‌پردازد در حالی که «اثربخشی» به عملکرد و نتیجه مطلوب اشاره می‌کند.

تعریف صندوق بین‌المللی پول از بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی،شامل  روش‌ها و سازوكارهایی است كه ارتباط بين اعتبارات تخصيص يافته به دستگاه های اجرايی را از طريق به‌كارگيری اطلاعات عملكردی در تخصيص منابع با خروجی‌ها و پيامدهای آن‌ها تقويت می‌سازد

مفاهیم اصلی بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

  • ورودی‌ها

منابع تخصیص داده شده برای خروجی (محصول) و نتایج است که معمولا به صورت مبلغی از هزینه بیان می‌شود.

  • خروجی‌ها یا همان محصولات (Outputs)

کالا، محصول یا خدمت تولید شده که بر اساس فعالیت یا برنامه از پیش تعیین شده به دست آمده است.

  • نتایج (Outcomes)

نتیجه همان وضعیتی است که میزان موفقیت در دستیابی به اهداف برنامه از پیش تعیین شده را بیان می‌کند.شاخص نتایج می‌تواند نمایانگر کیفیت محصول یا خدمت ارائه شده و میزان رضایت مصرف کننده باشد که بر اساس درصد و میزان تحقق اندازه گیری می‌شود.

  • کارایی و بهره‌وری (Efficiency and Productivity)

این دو شاخص نسبت بین ورودی و نتیجه را بیان می‌کند؛ همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، کارایی و بهره وری با یکدیگر تفاوت دارند که این تفاوت در نحوه بیان نسبت‌ها کاملا حس می‌شود.

«کارایی» به صورت نسبت ورودی به خروجی بر اساس تعداد کارکنان، بودجه یا زمان صرف شده تعریف می‌شود اما «بهره‌وری» نسبت میزان نتیجه به ورودی است که به ازای هر واحد ورودی بیان می‌شود.

اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد

اگر علاقه دارید که جزئیات اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد را بدانید خواندن ادامه این بخش را حتما به شما پیشنهاد می‌کنیم، در غیر این صورت می‌توانید از این بخش عبور کرده و بخش کاربرد نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در ایران را مطالعه کنید.

قبل از اینکه اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد را توضیح دهیم، یک مقدار درباره چگونگی پیدایش و ماهیت آن صحبت کنیم؛

بعد از اینکه جنگ جهانی دوم پایان یافت و نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد مورد توجه کشورهای غربی و پیشرفته واقع شدT باعث ایجاد اصلاحاتی در بودجه ریزی این کشورها شد. دو ویژگی مهم در اصلاحات بودجه ریزی آنها وجود داشت:

  1. تاکید بر خروجی (محصول و خدمت) به جای ورودی در بخش دولتی
  2. تجدید ساختار عملیات دولت بر اساس برنامه‌ها و فعالیت‌هایی که تولیدکننده محصولات هستند.

نظام بودجه ریزی عملیاتی اولین بار به طور جدی در دهه 1950 میلادی و در ایالات متحده آمریکا مورد استفاده قرار گرفت. نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد یک ویژگی کلیدی داشت که آن هم چیزی نبود جز تلفیق اهداف نظام مدیریت بودجه با پاسخگویی مناسب. به زبان ساده‌تر، عملکرد خوب تشویق و عملکرد نامطلوب تنبیه می‌شود.

چیزی که واضح است موفقیت این نظام وابستگی زیادی به تداوم آن توسط دستگاه‌های اجرایی دارد و برای دستیابی به این موفقیت سه چیز لازم است:

  1. شاخص‌های عملکرد مشخص شوند.
  2. دستگاه‌های اجرایی از استقلال بیشتر برخوردار شوند.
  3. عوامل انگیزشی و تنبیهی برای مدیران در نظر گرفته شود.

خب حالا زمان آن رسیده که بریم سراغ اصول بودجه ریزی بر مبنای عملکرد که به ترتیب زیر هر کدام را توضیح دادیم:

بازبینی برنامه‌های اجرایی

مهم‌ترین اصل نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد «برنامه» است. در اینجا منظور از  برنامه، مجموعه‌ای از فعالیت‌های تحت نظر دستگاه یا واحد اجرایی خاصی است که با استفاده از منابع سازمان، برای دستیابی به اهداف مد نظر تلاش می‌کند و در عین حال باید این اهداف برآورد شدنی هم باشند.

به همین دلیل بودجه ریزی باید به شکلی انجام شود که هزینه‌ها و درآمدهای هر برنامه برای تصمیم‌گیران اصلی سازمان کاملا واضح و مشخص باشد و هیچ ابهامی وجود نداشته باشد.

البته ممکن است با توجه به برنامه و نوع هدف، برنامه‌ها به صورت مشترک از سوی چند دستگاه اجرایی اجرا شوند که به همین ترتیب هم مسئولیت آن تقسیم می‌شود.

تعیین شاخص عملکرد و اعداد و ارقام اهداف آن

برای آن که مدیران سازمان بتوانند اهداف برنامه را محقق کنند، باید جزئیات شاخص‌های عملکردی که بر فعالیت مدیر تاثیر می‌گذارد، در چارچوب اهداف برنامه به صورت قابل اندازه گیری مشخص شود تا مدیر بتواند بر اساس انتظاری که از او وجود دارد پاسخگو باشد. به این ترتیب بهره وری، زمان مورد نیاز، تقاضا برای خدمات و در نهایت بودجه مورد نیاز مشخص خواهد شد.

هزینه یابی برنامه‌ها

برای آن که برنامه اجرا شدنی باشد، باید ساز و کار کافی برای هزینه یابی آن وجود داشته باشد به شکلی که برای ارزیابی عملکرد برنامه، محصولات برنامه را بتوان به هزینه‌های بودجه و در نهایت به منافعی که از آن به دست آمده ارتباط داد.

از نظر بودجه ریزی برنامه‌ای، مهم‌ترین معیار ارتباط مستقیم یا غیر مستقیم هزینه با برنامه است. نظام هزینه یابی نه تنها باید قادر باشد اطلاعات هزینه‌ای دقیق در مورد برنامه‌ها تولید کند، بلکه باید قادر باشد این هزینه را به درستی به موضوع هزینه مرتبط کند.

مدیریت عملکرد نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد

همیشه تصور می‌شود که اگر منابع مورد نیاز برای اصلاحات تامین شود، حتما هم آن اصلاح با موفقیت اجرا می‌شود در حالی که تجربه، خلاف چنین چیزی را ثابت کرده است زیرا عدم موفقیت در مدیریت فرآیند اصلاحات، مهم‌ترین مشکل پیش روی آن محسوب می‌شود.

به همین دلیل در مدیریت نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد باید به نکاتی توجه کرد که این نکات عبارتند از:

  1. تاکید بر اهداف
  2. جلب توجه عموم به اهمیت اهداف
  3. ارزش‌یابی عملکرد به عنوان ابزاری برای بهبود عملکرد
  4. تشویق عملکرد خوب و تنبیه عملکرد نامطلوب
  5. توجه به استانداردها
  6. ارتقای ابزار مدیریت

نظام بودجه ریزی بر مبنای عملکرد در ایران

بد نیست بدانید سابقه طلب بودجه در ایران به زمان مشروطیت بر می‌گردد و اولین بودجه تاریخ ایران در زمان وزارت صنیع‌الدوله (1289 شمسی) در دوره دوم قانون گذاری تهیه و تقدیم مجلس شد.

اما بعد از گذشت حدود یکصد سال و بعد از چندین تلاش ناموفق برای پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی، بالاخره در سال 1378 بحث اصلاح نظام بودجه ریزی در سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور با جدیت بیشتر دنبال شد و اقدامات مهمی برای تغییر نظام بودجه ریزی ایران از حالت سنتی به بودجه ریزی عملیاتی (مبتنی بر عملکرد) انجام شد. بر اساس مصوبه‌ای که ستاد اقتصادی دولت ارائه داد، مقرر شد این اصل در دو مرحله انجام شود:

مرحله اول

اصلاحات کوتاه مدت و ظاهری، که در قالب اطلاح نظام طبقه‌بندی، کاهش تبصره‌ها، تعداد دستگاه‌ها و ردیف‌های بودجه و... بود

مرحله دوم

اصلاحات ماهیتی که مهم‌ترین آن به کارگیری نظام بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد بود.

بودجه ریزی عملیاتی در ایران دچار مشکلات زیادی است که تصمیم‌گیری درباره آن را دشوار می‌کند. تصمیم‌گیری بودجه توسط دو قوه مقننه و مجریه قابل تجزیه و تحلیل است. ابتدا در مجلس شورای اسلامی و سپس در دولت.  از  طرفی دولت خود را ملزم به اختصاص اعتبارات بیشتر می‌داند و بایستی به عموم مردم پاسخگو باشد و از سوی دیگر نمایندگان مجلس با توجه به اینکه مصالح مملکتی را در نظر می گیرند بایستی پاسخگوی نیازهای منطقه‌ای باشند. اجرای نظام بودجه‌ریزی عملیاتی مشروط به این است كه دستگاه‌های اجرایی دارای چشم انداز و برنامه مدون دراز مدت باشند و برنامه اجرایی آنها به صورت عملیاتی تنظیم شود. برای تدوین یک نظام بودجه ریزی عملیاتی در ایران ابتدا باید سیستم حسابداری نقدی به حسابداری تعهدی تغییر پیدا کند که این موضوع خود نیازمند ایجاد بستر و شرایط مناسب توسط بدنه مالی کشور است.

 

مزاياي متعدد بودجه ریزی مبتنی بر عملکرد و مشکلاتی که نظام بودجه ريزی در ايران با آن مواجه است، منجر شده تا پياده سازی آن براي ساليان طولانی به عنوان یک هدف در نظر گرفته شود ولی هنوز اين هدف، محقق نشده است. به همین دلیل شرکت حساب رایان پارس قصد دارد با استفاده از تجارب کارشناسان و متخصصان این حوزه به همراه راهکارهای نرم افزاری محاسبان، به سازمان‌ها، شهرداری‌ها و دستگاه‌های ذی‌ربط برای پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی، خدمت رسانی کند. کافیست از طریق لینک درخواست مشاوره، درخواست خود را با ما مطرح نمایید.