نرم افزار حسابداری تحت وب (آنلاین) طی سال‌های اخیر محبوبیت ویژه‌ای بین حسابداران و مدیران مالی پیدا کرده است. در واقع، با فراگیر شدن اینترنت و افزایش ضریب نفوذ آن در بین افراد جامعه، استفاده از سرویس‌های آنلاین و تحت وب روز به روز بیشتر می‌شود. نرم افزارهای حسابداری نیز از این موج جدا نبوده‌اند و نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین برای کسب‌وکارها، سازمان‌ها و افراد حقیقی هر روز بیشتر می‌شود. دسترسی سریع و آسان مدیران و کارمندان، بدون وابستگی به مکان و زمان، به نرم افزار حسابداری مالی در شرایط امروز جامعه بسیار حائز اهمیت است. اهمیت این موضوع به خصوص زمانی بهتر دیده می‌شود که بتوان از منزل با کامپیوتر شخصی یا گوشی موبایل به سادگی و سریع با نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین کار کرد.
ویژگی‌های نرم افزار حسابداری تحت وب
نرم افزار حسابداری تحت وب (سیستم حسابداری آنلاین) از ویژگی‌های قابل توجه و چشمگیری برخوردار است. این ویژگی‌ها موجب شده تا کسب‌وکارها به سرعت به سمت جایگزینی نرم افزارهای قدیمی خود با نسخه‌های تحت وب یا آنلاین حرکت کنند. برخی از این ویژگی‌ها عبارتند از:
- دسترسی به نرم افزار در هر زمان و از هر مکان
- امنیت بهتر نرم افزار و داده‌ها
- امکان ایجاد دورکاری برای کارمندان و مدیران
- هزینه‌های نگهداری پایین‌تر نسبت به روش‌های قدیمی
- امکان استفاده از سیستم‌های قدیمی یا خانگی برای کار با نرم افزار
- سرعت بالاتر نرم افزار نسبت به نسخه‌های قدیمی
- امکان اتصال سریع‌تر به سایر سرویس‌ها و نرم افزارهای تحت وب
تفاوت نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین با نرم افزار حسابداری تحت شبکه
نرم افزار حسابداری تحت وب از نظر امکانات و ویژگی‌های فنی مورد نیاز امور مالی و حسابداری تفاوتی با نرم افزار حسابداری تحت شبکه ندارد. مهم‌ترین تفاوت این نوع نرم افزارها در روش دسترسی و استفاده کاربران است. کاربران نرم افزارهای حسابداری تحت وب یا آنلاین، چه در محل شرکت و چه بیرون از آن، جهت استفاده از نرم افزار حسابداری از مرورگرهای وب مانند فایرفاکس یا گوگل کروم استفاده می‌کنند. اما کاربران نرم افزارهای حسابداری تحت شبکه یا تک کاربره، تنها در محل کار و در زمان حضور پشت سیستم خود قادر به استفاده از نرم افزار هستند. در واقع، دسترسی به نرم افزار حسابداری قدیمی یا تحت شبکه صرفاً از طریق دسترسی به آن شبکه یا سیستم مقدور است.
تفاوت دیگر نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین با سایر انواع قدیمی‌تر خود، رابط کاربری یا ظاهر آن است. در طراحی و تولید نرم افزارهای حسابداری تحت وب، امکان استفاده از جدیدترین تکنولوژی‌های روز وجود دارد. در حالی که در نرم افزارهای قدیمی‌تر، زبان و ابزارهای مورد استفاده تعیین‌کننده ویژگی‌های فنی و ظاهری قابل پیاده‌سازی در نرم افزار هستند. لذا نرم افزارهای حسابداری قدیمی عموماً ظاهری شبیه به هم و شبیه به نرم افزارهای استاندارد سیستم عامل ویندوز دارند. در صورتی که نرم افزارهای تحت وب معمولاً از ظاهری زیباتر و رابط کاربری دلچسب‌تری برخوردارند.
تفاوت قابل ملاحظه بعدی سیستم حسابداری تحت وب (آنلاین) با انواع قدیمی‌تر خود در امنیت نرم افزار است. منظور از امنیت نرم افزار حسابداری وب بیس، لزوماً امن بودن بستر نگهداری داده‌ها و نرم افزار نیست و بحث امنیت بسیار فراتر و از جنبه‌های بیشتری مورد نظر و قابل توجه است.
امنیت نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین؛ نکات قابل توجه
بحث امنیت در نرم افزارهای مالی و اداری، به خصوص نرم افزار حسابداری تحت وب، از جنبه‌های مختلفی قابل بررسی است. اهمیت این جنبه وقتی مهم‌تر می‌شود که با افزایش تهدیدات امنیتی روزافزون، به خصوص گسترش باجگیرها (باج‌افزارها) و بدافزارهای ناشناس، کل داده‌های مالی یک کسب‌وکار ممکن است در کمتر از چند ثانیه به گروگان گرفته شده یا مورد سوء استفاده قرار گیرد. فروش داده‌های مالی سازمان‌ها و کسب‌وکارها در بازارهای سیاه نیز جنبه دیگر تهدیدهای روزافزون این حوزه است که به رقبا اجازه می‌دهد به داده‌های کسب‌وکارهای رقیب دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند. همچنین موجب لو رفتن اطلاعات خصوصی و فردی کلیه کاربران این سیستم‌ها می‌شود که آسیب جبران‌ناپذیری هم برای کاربران و هم برای سازمان یا شرکت مربوطه است. بنابراین، امنیت نرم افزار حسابداری تحت وب از این زوایا دارای اهمیت است:
- مدیریت سطوح دسترسی کاربران به داده‌ها و گزارشات
- محدودیت در سطح دسترسی کاربران به امکانات و ویژگی‌های نرم افزار
- امنیت داده‌های ذخیره‌شده
- امنیت سیستم مورد استفاده در سطح کاربری
- امنیت سرور میزبان نرم افزار
- امنیت نرم افزار حسابداری تحت وب از نظر نفوذ و هک
- امنیت نرم افزار حسابداری تحت وب از نظر رمزنگاری داده‌ها
- امنیت نرم افزار از نظر دسترسی در بستر اینترنت و اینترانت
- روش‌های اعتبارسنجی متنوع جهت ایمنی ورود به نرم افزار
رابط کاربری نرم افزار حسابداری تحت وب و سازگاری با ابزارهای مختلف کاربران
ویژگی قابل توجه نرم افزار حسابداری تحت وب، استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا در طراحی ظاهر و رابط کاربری آن است. اینکه کاربر یک نرم افزار بتواند با هر نوع سیستم یا گوشی در دسترس با نرم افزار حسابداری خود کار کرده و نیازهای کاری خود را برطرف کند، حاصل این ویژگی است. رابط کاربری نرم افزار حسابداری تحت وب به حسابداری و مدیران مالی اجازه می‌دهد تا با استفاده از لپ‌تاپ، تبلت یا گوشی خود به راحتی امور مالی و حسابداری روزمره خود را انجام دهند.
داشتن ظاهر متناسب با هر ابزار و چینش فیلدها و دکمه‌ها بر اساس اندازه و نوع ابزار به کاربر اجازه می‌دهد بدون دغدغه و محدودیت با کیفیت یکسان از کاربری نرم افزار لذت ببرد. همچنین، در صورت بروز مشکل برای کامپیوتر یا لپ‌تاپ کاربر، تا رفع مشکل می‌توان کار را با موبایل یا سیستم دیگری ادامه داد و انجام امور بابت بروز مشکلات سخت افزاری متوقف نمی‌شود.
هزینه‌های نرم افزار حسابداری تحت وب
برای استقرار نرم افزارهای مالی و حسابداری به روش‌های قدیمی و سنتی، نیاز به یک سرور مناسب و تأمین زیرساخت‌های مربوطه است. نرم افزارهای جانبی دیگر برای مدیریت شبکه، ترافیک و اینترنت و انواع نرم افزارهای امنیتی نظیر ضدویروس و فایروال و ابزارهای نظارتی نیز به صورت جدی نیاز است. هزینه بسیاری از این بسترهای سخت افزاری و نرم افزاری با توجه به نیاز به اصل بودن لایسنس‌های مربوطه معمولاً قابل توجه است و هزینه تمام‌شده بستر مورد نیاز برای استقرار را قابل توجه می‌کند.
اما برای استقرار نرم افزار حسابداری تحت وب می‌توان از سرویس‌های آماده و مورد تأیید مراکز داده‌ها استفاده کرد. از آنجا که مراکز داده‌ها تعدد مشتری دارند و هزینه تأمین لایسنس‌ها و نرم افزار روی کلیه مشتریان سرشکن می‌شود، هزینه‌های تهیه بستر میزبانی نرم افزار حسابداری تحت وب به میزان قابل توجهی کمتر است. ارتقاء سخت افزار، ترافیک و پهنای باند نیز در مراکز داده‌ها بسیار ارزان‌تر و سریع‌تر است و در صورت نیاز می‌توان بر اساس نیاز و میزان استفاده اقدام به خرید کرد و نیازی به تهیه سخت‌افزار گران برای کمترین ارتقاء نیست.
بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب
بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب نرم افزاری است که توسط شرکت‌های باسابقه تولید شده و از پشتیبانی‌های لازم برخوردار است. همچنین داشتن انواع گواهینامه‌های امنیتی از مراجع دارای صلاحیت از نکات مهمی است که برای مشتریان و کاربران نرم افزار اهمیت ویژه‌ای دارد. کسب‌وکارها، در هر مقیاسی و فعال در هر زمینه‌ای، به نرم افزار حسابداری و مالی تحت وب یا آنلاین نیاز دارند. شرکت‌ها و اشخاص حقیقی همواره به دنبال شناسایی بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب برای کسب‌وکار خود هستند. بنابراین، داشتن هر گواهینامه یا مدرکی که اعتبار شرکت تولیدکننده و نرم افزار را نزد مشتری افزایش دهد، حائز اهمیت است.
شناسایی و انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب دارای نکات زیاد و مهمی است که از نگاه تولیدکننده (فروشنده) نرم افزار و مصرف‌کننده (خریدار) نرم افزار قبلاً در مقالات تخصصی به آن پرداخته شده و دقت به این نکات به استفاده‌کننده از نرم افزار حسابداری تحت وب (آنلاین) در انتخاب صحیح بسیار کمک می‌کند. لازم به توضیح است که ارائه پشتیبانی سریع و مداوم و خدمات پس از فروش پیوسته و صحیح به کاربر نرم افزار، تجربه استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب را برای مصرف‌کننده متمایز می‌کند که این ویژگی یکی از نقاط قوت و برجسته شرکت حساب رایان پارس است.
کاربران و مشتریان نرم افزار حسابداری تحت وب
ممکن است برای مخاطبان این سؤال ایجاد شود که چه کسب‌وکارها، سازمان‌ها، شرکت‌ها یا افرادی بهتر است از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده کنند؟ در جواب این سؤال باید گفت که هر کسب‌وکاری اعم از فردی یا سازمانی، مشتری و کاربر نرم افزار حسابداری تحت وب است. وقتی در یک کسب‌وکار گردش مالی وجود داشته باشد، آن کسب‌وکار نیازمند استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین است.
برای آشنایی بیشتر، به برخی از کسب‌وکارها و مشتریان نرم افزارهای حسابداری تحت وب یا آنلاین اشاره می‌کنیم تا گستردگی نیاز به استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب را نشان دهیم:
- کلیه شرکت‌های خصوصی، نیمه‌خصوصی و دولتی
- شرکت‌های تولیدکننده و صنعتی بزرگ و کوچک
- هلدینگ‌ها و شرکت‌های چندمنظوره بزرگ
- سازمان‌های دولتی، بانک‌ها و نهادها
- وزارتخانه‌ها و سازمان‌های زیرمجموعه
- ادارات دولتی و سازمان‌های وابسته
- تعاونی‌ها و مؤسسات مالی و اعتباری
- شهرداری‌ها و سازمان‌های زیرمجموعه
- کسب‌وکارهای خدماتی
- شرکت‌های حمل و نقل
- استارت آپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا
همچنین در ادامه به ویژگی هایی اشاره خواهد شد که اگر کسب و کاری از آن ها برخوردار باشد، بهتر است که از نرم افزار حسابداری تحت وب استفاده نماید. این ویژگی ها عبارتند از:
- داشتن دفاتر کاری یا شعب مختلف در سراسر کشور
- بین المللی بودن کسب و کار و انجام بخشی از امور مالی در خارج از کشور
- داشتن پروژه های مختلف و متعدد که هر کدام ثبت هزینه و درآمد منحصر به فرد خود را دارند
- دور بودن مدیران و کارمندان از مجموعه و ملزم بودن به نظارت و گزارش گیری از راه دور (دورکاری)
- همکاری مدیر مالی یا حسابدار مجموعه به صورت پاره وقت
- نیازمند بودن شرکت ها به داشتن فرایندساز و کارتابل گردانی
- نیازمندی مدیران شرکت ها به نرم افزاری بروز با تکنولوژی پیشرفته و با سرعت گزارش گیری بالا
