مدیریت قراردادها و امور پیمان به فرایندهای تنظیم، اجرا و ارزیابی قراردادها اشاره می‌کند و هدف از آن بهینه‌سازی عملکرد کسب‌وکار و کاهش ریسک است. کنترل و نظارت بر قراردادها برای هر کسب‌وکاری ضروری است. قراردادها و پیمان‌ها از لحاظ قانونی لازم‌الاجرا هستند و از روابط سهامداران تا الگوهای قیمتی، حقوق و الزامات، زمان‌بندی پروژه‌ها، ضمانت‌نامه‌ها و غیره را تعیین و تنظیم می‌کنند.
با توجه به کارآیی قراردادها، مدیریت کارآمد آنها عملکرد کسب‌وکار شما را تا اندازه قابل توجهی بهبود می‌بخشد. اما اگر به درستی قراردادها را مدیریت نکنید، هزینه‌های عملیاتی و مالی مختلفی را پرداخت خواهید کرد. بنابراین، تصمیم گرفتیم که این مقاله از مجله حساب رایان را به بحث درباره مدیریت قراردادها اختصاص دهیم. پیشنهاد می‌دهیم خطوط پایین را با دقت مطالعه کنید تا دیدگاهی جامع و کامل از جنبه‌های مختلف این موضوع به دست آورید.
مدیریت قراردادها و امور پیمان چیست؟
فرایند اداره و محافظت از توافقات کسب‌وکار با مشتریان، شرکای تجاری، پیمانکاران و غیره را مدیریت قراردادها می‌نامند. این مفهوم شامل تنظیم، مدیریت، تسهیم و آرشیو قراردادهای تجاری می‌شود و باید امکان خودکارسازی فرایندهای مدیریتی، همزمان با استخراج هوش تجاری از قراردادها را برای مسئولان قانونی و کاربران تجاری فراهم آورد. در این فرایند، فرصت صرفه‌جویی در وقت، افزایش درآمد و کسب بینش‌های صحیح نیز وجود دارد که باید از آن استفاده کنید.
البته مدیریت قرارداد و امور پیمان تغییر و تحولات قابل توجهی به خود دیده است. این اصطلاح شامل درک کامل تمام مراحل چرخه حیات قراردادها می‌شود تا ارزشمندترین بینش‌های داده‌محور را به همراه داشته باشد. به عبارت دیگر، در جهان کسب‌وکار امروزی، موضوع دیگر امضا و تحویل چند برگه نیست، بلکه باید مدیریت قراردادها را مدرن‌سازی کرد تا عملکرد بیزینس بهبود بیابد و درک بهتری از روش‌های دستیابی به اهداف پدید آید.
اهمیت مدیریت قراردادها چیست؟
مدیریت قرارداد یکی از تسک‌های مهم هر تیم تجاری به حساب می‌آید. وقتی که راهکار مطلوبی برای نگارش، پردازش و آرشیو قراردادها داشته باشید، به سادگی می‌توانید نیازهای قانونی و حقوقی کسب‌وکارتان را پاسخ دهید. بهتر است برای شرح موضوع این بخش از مقاله از یک مثال استفاده کنیم. فرض کنید که دو شرکت قصد دارند همکاری تجاری داشته باشند. در این حالت، قراردادی در بین آنها قید می‌شود که چگونگی این همکاری تجاری و وظایف و حقوق هر کدام از شرکت‌ها را مشخص می‌کند. این قرارداد، در واقع، تمام طرف‌ها را از لحاظ قانونی نسبت به یکدیگر مؤظف می‌سازد.
یکی از مسائل مهم این فرایند آن است که قرارداد تنظیم‌شده پر از اصطلاحات و نکات قانونی است که درک آن را دشوار می‌سازد. به این صورت، می‌توانیم بگوییم که تنظیم قرارداد بیشتر از آنکه به حوزه کاری کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکار مربوط باشد، با علم حقوق و حوزه کاری وکلا ارتباط دارد. در اینجا که مدیریت قراردادها اهمیت خود را نشان می‌دهد و لزوم مراجعه به مدیران قرارداد و به‌کارگیری ابزارهای نوین مدیریت قرارداد و امور پیمان آشکار می‌گردد. در واقع، مدیریت قرارداد برای امور مهم زیر ضروری است:
- کاهش حدأکثری ریسک
- محافظت از منافع شرکت
- کمک به تصمیم‌گیری صحیح
- کمک به حل اختلاف‌نظرها
- کاهش هزینه‌ها
- صرفه‌جویی در وقت
وقتی که قراردادهای شرکت به درستی تنظیم و مستند شده و به سرعت اجرا شوند، علاوه بر کاهش هزینه‌های گوناگون تصویر مثبتی از شرکت نیز ارائه می‌گردد.
مزایای مدیریت قرارداد و امور پیمان
مدیریت قرارداد صحیح و کارآمد را باید مساوی با «حذف شگفت‌زدگی» در میانه راه اجرای قرارداد دانست! وقتی که امور پیمان به درستی انجام شوند، افق پیش روی خودتان را خواهید دید، می‌توانید برای هر نوع بررسی آماده شوید و در هیچ امری از قرارداد قانونی خودتان تخطی نکنید. در مجموع، می‌توانیم بگوییم که مدیریت مدرن قراردادها مزایای زیر را به همراه خواهد داشت:
- پشتیبانی از عملیات‌های تجاری
مدیریت کارآمد قراردادها عملیات‌های سازمانی را از طریق ساختارمند کردن اهداف تجاری، فرایندهای مورد نیاز برای دستیابی به آنها و توانمندسازی شما برای ارزیابی روش دستیابی به اهداف سازمانی تسهیل می‌کند. شما می‌توانید بینشی را که از مدیریت قرارداد کسب می‌کنید برای شناسایی دقیق فرصت‌های افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها مورد استفاده قرار دهید.
- تقویت اثربخشی عملیات‌ها
بهترین استراتژی‌های مدیریت قرارداد از ابزارهای خودکارسازی مدیریت قرارداد استفاده می‌کنند. به این صورت، بهره‌وری شرکت افزایش یافته و خطاهای احتمالی با حذف امور دستی کاهش می‌یابند. علاوه بر این، پرسنل می‌توانند بر جنبه‌های مهم‌تری مانند ارزیابی عملکرد قرارداد و شناسایی فرصت‌های توسعه آن تمرکز کنند.
- شفافیت و کاهش هزینه‌ها
مدیریت قراردادها ردیابی عملکردها و تراکنش‌ها را تسهیل می‌کند، زیرا موجب ساختارمندی روابط سازمان با سهامداران، مشتریان و هر طرف درگیر دیگر می‌شود. یکی از مشکلات اصلی شرکت‌ها صرف هزینه بدون هماهنگی است که می‌تواند با شفاف‌سازی هزینه‌ها آن را کاهش داد. باید اشاره کنیم که استفاده از ابزارهای مربوطه تعیین محل هزینه‌کرد و شفافیت مخارج را افزایش می‌دهد.
- تقویت تبعیت از قوانین و قواعد
برخورداری از یک چارچوب مدیریت قراردادها که شرایط، روال‌ها و غیره را مشخص می‌سازد می‌تواند سطح پیروی و تبعیت از قواعد را در میان سهامداران مهم شرکت افزایش دهد. افزایش سطح پیروی از قوانین و قواعد موجب کاهش چند نوع ریسک در درون سازمان می‌شود.
پرواضح است که مدیریت اثربخش قراردادها و امور پیمان می‌تواند مزایای دیگری نیز داشته باشد. برای مثال، می‌توانیم به کاهش بیشینه مخاطرات و محافظت همه‌جانبه از منافع شرکت، حل اختلاف‌نظر در میان سهامداران و غیره اشاره کنیم. در مجموع، باید بگوییم هر کسب‌وکاری که بخواهد در جهت پیشرفت در اقتصاد امروزی حرکت کند، به یک استراتژی مدون مدیریت امور پیمان و قراردادها و ابزارهای مورد نیاز آن احتیاج مبرمی پیدا خواهد کرد.
مراحل مدیریت قراردادها و امور پیمان
هر قراردادی در یک بازه زمانی معتبر است و چرخه حیات دارد. به صورت کلی، می‌توانیم هفت مرحله را در چرخه حیات قراردادها نام ببریم که عبارتند از:
- نیازسنجی
- مذاکره
- امضا
- شروع
- عملیاتی‌سازی
- تجدیدنظر و تازه‌سازی
- اتمام
باید اشاره کنیم که هر کدام از مراحل بالا خود به چند گام مختلف تقسیم می‌شوند. برای این منظور، در ادامه هر کدام از مراحل مدیریت قراردادها را بیشتر توضیح می‌دهیم. اما پیش از آن لازم به اشاره است که شاید برخی دیگر از متخصصان این حوزه مراحل چرخه حیات قرارداد را به صورت زیر دسته‌بندی کنند:
- مرحله پیش‌امضا: یک اصطلاح تلخیصی که دوره و فعالیت‌های پیش از امضای قرارداد را پوشش می‌دهد.
- مرحله پساامضا: یک اصطلاح تلخیصی که دوره و فعالیت‌های پس از امضای قرارداد را پوشش می‌دهد.
با این مقدمه، به توضیح هفت مرحله اصلی می‌پردازیم که هر کدام از آنها فرصتی را برای بیشینه‌سازی ارزش‌های تجاری خاصی فراهم می‌آورند.
نیازسنجی
هنگامی که نیاز به یک محصول، خدمات، همکار یا شریک تجاری جدید احساس می‌شود، لازم است یک فرایند شفاف طراحی شود که تمام افراد و شرکت‌های دخیل از آن پیروی کنند. اکنون زمان آن است که پیش‌نیازها، جزئیات شرکای بالقوه و تعیین آنها انجام شود.
مایه تعجب است که تعدادی از شرکت‌ها این جزئیات قابل کنترل را به درستی ثبت نمی‌کنند یا جزئیات لازم را به آن نمی‌افزایند. توجه داشته باشید که انجام صحیح این مرحله به تسهیل سایر مراحل کمک شایسته‌ای می‌کند. در این مرحله، همچنین، بهتر است گام‌های مدیریت چرخه حیات قرارداد را تعیین کنید:
- تعیین سهامداران
- گردآوری پیش‌نیازهای تجاری
- تعیین تأمین‌کنندگان بالقوه
- و غیره
مذاکره
بخش قابل توجهی از انرژی‌ای که برای مدیریت قرارداد گذاشته می‌شود، برای کنترل و کاهش هزینه‌ها است. به هر حال، توجه کنید که برای طراحی و اجرای موفق یک قرارداد باید تمام طرف‌های قرارداد از نتیجه رضایت داشته باشند و احساس متضرر شدن در طرف یا طرف‌های خاصی ایجاد نشود.
در این مرحله، برای مدیریت صحیح چرخه حیات قرارداد باید اطمینان حاصل کنید که توافق برای تمام طرفین سودآور است، اما همکاری تمام طرفین برای سودآوری مورد نیاز است. گام‌های مدیریت چرخه حیات قرارداد در این مرحله عبارتند از:
- انتخاب تأمین‌کنندگان ترجیحی
- تهیه پیش‌نویس قرارداد
- بازنگری قرارداد از لحاظ قانونی
امضا
پس از آنکه توافق حاصل شد، باید طرفین اسناد را امضا کنند. اسناد نهایی‌شده، با تمام تغییرات توافقی، باید تولید شده و در اختیار تمام سهامداران قرار داده شوند. گام‌های انتخابی این مرحله عبارتند از:
- اسناد نهایی‌شده تولید و به اشتراک گذاشته می‌شوند.
- در مورد لزوم نیاز به امضای الکترونیک تصمیم‌گیری می‌شود.
- طرفین قرارداد را امضا کرده و برمی‌گردانند.
شروع
در این مرحله باید فراداده‌های کلیدی قرارداد استخراج شوند و به قرارداد اصلی افزوده گردند. توجه داشته باشید که تعجیل در اجرای قرارداد موجب نادیده گرفتن این مرحله نشود. فراموش کردن این مرحله می‌تواند مشکلات خاصی را در مراحل بعدی پیش آورد. گام‌های مدیریت چرخه حیات قرارداد در این مرحله عبارتند از:
- ویژگی‌های کلیدی قرارداد را مستند کنید و به امضا برسانید.
- آگاهی و درک سهامداران از قرارداد را افزایش دهید.
- نقش‌ها و وظایف را برای مدیریت قرارداد پیش رو تعیین کنید.
عملیاتی‌سازی و نظارت
نظارت مداوم بر عملکرد و پیشروی قرارداد برای کسب اطمینان از دستیابی به اهداف مرحله‌ای و نهایی، به ویژه از نظر هزینه‌ها و درآمدها، ضروری است. نظارت بر قرارداد برای حصور اطمینان از پیروی و تبعیت طرفین از قرارداد لازم است؛ این امر به ویژه در جهان امروزی، که قوانین و قواعد به سرعت تغییر می‌کنند، اولویت دارد. پس طرفین باید از پیروی یکدیگر از مفاد قرارداد مطمئن شوند. گام‌های انتخابی این مرحله از مدیریت چرخه حیات قرارداد عبارتند از:
- خودکارسازی ردگیری ملزومات اجرایی
- ارزیابی عملکرد از طریق استفاده از چک‌لیست‌ها
- اجرای بازنگری‌های تجاری و مالی منظم
- مدیریت ناسازگاری‌های قرارداد، در صورت لزوم
تجدیدنظر و تازه‌سازی
تجدیدنظر و تازه‌سازی قرارداد فرصتی مطلوب برای کنترل و کاهش هزینه‌ها، مذاکره بر روی نتایج بهتر و بهسازی روابط با تأمین‌کنندگان فراهم می‌آورد. به یاد داشته باشید که احتمال فراموش کردن این مرحله بسیار بالاست. گاهی اوقات، پیش از آنکه متوجه شوید زمان تجدیدنظر فرا رسیده و پایان یافته است. گام‌های این مرحله عبارتند از:
- خودکارسازی تجدیدنظر در فرایندها و توافقات قرارداد
- ارزیابی رقبای حوزه تأمین در زمینه توانایی و هزینه‌ها
- درخواست از کاربران داخلی برای ارائه بازخورد نسبت به عملکرد تأمین‌کنندگان
اتمام
باید بگوییم که احتمال فراموش کردن این مرحله نیز وجود دارد. اگر دیگر با یک طرف قرارداد کار نمی‌کنید، ممکن است از تمام فرایندهای نیمه‌تمام چشم‌پوشی کنید. به هر حال، به یاد داشته باشید که هیچ‌کس به طور یقین نمی‌داند که در آینده به کدام اطلاعات و اسناد نیاز خواهد داشت. بنابراین، لازم است هر قراردادی را به طرز شایسته‌ای به پایان برسانید. گام‌های این مرحله عبارتند از:
- عملکرد و شاخص‌های کلیدی عملکرد قرارداد را ثبت کنید.
- گپ‌های احتمالی را بررسی کنید و در صورت نیاز آنها را به اطلاعات خود بیافزایید.
- اطلاعات ثبت‌شده را جهت استفاده به عنوان مراجع آتی آرشیو کنید.
کلام آخر
قراردادها چگونگی مدیریت و مسیر پیشروی پروژه‌های مختلف را تعیین می‌کنند. بنابراین، مدیریت قرارداد و امور پیمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و باید مورد توجه طرفین قرار گیرد. در صورتی که قراردادی را بدون مدیریت صحیح و کارآمد آن پیش ببرید، احتمال اینکه در آن قرارداد با زیان‌های مختلف مادی روبرو شوید، وجود دارد.
در این مقاله از مجله حساب رایان به موضوع مهم مدیریت قراردادها پرداختیم. این مهم از جوانب مختلفی مورد بررسی گرفت و اکنون خوانندگان مقاله ما دانش بهتری نسبت به ماهیت این مفهوم، اهمیت و مزایای آن و مراحلی که باید سپری کنند، به دست آورده‌اند. نظر شما در این باره چیست؟ آیا تاکنون از ابزارهای مدرن مدیریت قرارداد استفاده کرده‌اید؟ تجربه شما در این باره چگونه بوده است؟ خوشحال می‌شویم که دانش و تجربه خود را با ما و سایر مخاطبان حساب رایان پارس در میان بگذارید. نظرات شما به ما در راستای تولید محتواهای بهتر یاری خواهد رساند.
