نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت یک ابزار حیاتی برای هر کسبوکاری در هر سایز و اندازهای است. بخشی از اموری که با این نرم افزار مدیریت میشوند عبارتند از کنترل، نظارت و ردگیری دارائیهای ثابت، از قبیل تجهیزات، ساختمانها، خودروها، ماشینآلات و غیره. در صورتی که کسبوکاری نتواند این بخش از داراییهای خود را به شیوه صحیح مدیریت کند، احتمال دارد که بخشی از آنها را از لیست اموال خود از قلم اندازند یا منجر به آسیب دیدن آنها شود که موجب خسارتهای کلان به کلیت مجموعه خواهد شد.
اموال ثابت بخش قابل توجهی از دارائیهای هر کسبوکاری را تشکیل میدهند که با هدف درآمدزایی بلندمدت تهیه میگردند. این دارائیها در گذر زمان دچار استهلاک میشوند، پس لازم است از روشهای مدرن مدیریت استفاده شود تا بیشترین بهرهوری را برای کسبوکار داشته باشند. با توجه به اهمیت این موضوع برای تمام شرکتها و سازمانها در تمام زمینهها و سایزها، این مقاله از مجله حساب رایان پارس را به بحث درباره نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت اختصاص دادهایم. با ما همراه باشید تا آشنایی لازم را با این روش پیشرفته مدیریت داراییهای بااهمیت کسبوکار به دست آورید.
اموال و دارایی ثابت چیست؟
اموال و دارایی ثابت شامل بخش قابل ملاحظهای از دارائیهای کسبوکارها میشود که با هدف فروش تهیه نشدهاند یا حدأقل به مدت یک سال مورد استفاده قرار میگیرند. این اموال و داراییها معمولاً مربوط به زیرساختهای اصلی مانند ساختمانها، زمینها، خودروها، ماشینآلات و غیره است، یعنی اموالی که به صورت مستقیم به مشتری فروخته نمیشوند.
آشکار است که هر کدام از اموال ثابت در اجرای عملیاتهای ویژهای بهکار گرفته میشوند و منافع بلندمدتی برای کسبوکارها به همراه دارند. این دارائیها، غیر از زمین، طول عمر محدودی دارند، چون گذشت زمان موجب استهلاک آنها میشود. بنابراین، کسبوکارها باید به درستی استهلاک ارزش اموال و داراییهای ثابت خود را ردگیری کنند تا بیشترین فواید را در جریان امور از آنها ببرند. مدیریت اموال ثابت کسبوکارها همان موضوعی است که اهمیت نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت را اثبات میکند.
چرا مدیریت اموال و داراییهای ثابت اهمیت دارد؟
تهیه اموال و داراییهای ثابت به هزینههای زیادی نیاز دارد. برای مثال، سرمایه لازم برای خرید یک سرور، کامیونت، واحد یا ساختمان را با سایر نیازمندیهای کسبوکار مقایسه کنید. واضح است که این اموال بخش قابل توجهی از ارزش خالص هر کسبوکاری را شکل میدهند. تعدادی از کسبوکارها تا 40 درصد از کل سرمایهگذاریهای خود را به خرید تجهیزات، ماشینآلات و خودروهای مختلف اختصاص میدهند.
هرچه مدیریت دارائیها بهتر و اثربخشتر صورت گیرد، چشمانداز بهرهبرداری حدأکثری از سرمایه وسیعتر میشود. عدم استفاده از سیستم مدیریت اموال و دارایی ثابت مشکلاتی مانند زیر را پدید خواهد آورد:
- از کار افتادگی برنامهریزی نشده ماشینآلات
- خرابی تجهیزات
- گمشدن یا جابهجا شدن موجودیها
- ایجاد شکافهای امنیتی و محیطی
- عدم رعایت قواعد و قوانین استاندارد
مطابق استاندارد بینالمللی ISO 55000، مدیریت دارایی باید ارزش هزینههای کسبوکار را به حدأکثر برساند. در حالت مطلوب خود، نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت کیفیت و عمر مفید تجهیزات را افزایش میدهد و مدیران را نسبت به افزایش نرخ بازگشت سرمایه مطمئن میسازد.
صفحهگستردهها دیگر جوابگو نیستند!
اهمیت استفاده از نرم افزار برای مدیریت اموال و دارائیهای ثابت را نمیتوان نادیده گرفت. این داراییها، بدون مدیریت مناسب، مشکلات عدیدهای را برای کسبوکارها پدید میآورند. راهکارهای نرم افزاری ابزارهای مختلفی را برای ردگیری، نگهداری و از رده خارج کردن این داراییهای ثابت در اختیار کسبوکارها قرار میدهند.
به کمک این ابزارها ردگیری (از خرید تا از رده خارج کردن)، ثبت اطلاعات صحیح درباره مکان و موقعیت جغرافیایی، شرایط و ارزش اموال و سایر نکات مربوط به آنها تسهیل و تسریع میشود. وقتی که از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت استفاده میکنید، نسبت به اثربخشی داراییها در عملیاتهای مربوطه اطمینان حاصل میکنید.
استفاده از صفحهگستردهها یا سایر فرایندهای دستی برای مدیریت دارائیهای ثابت میتواند ریسکها و زیانهای بالقوهای در پی داشته باشد. برای مثال:
- احتمال خطا افزایش مییابد.
- فرایند بهروزرسانی اطلاعات دشوار خواهد شد.
- از زمان استفاده بهینه نخواهد شد.
- نمیتوان از ثبت تمام اطلاعات ضروری اطمینان کسب کرد.
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت بسیاری از فرایندها را خودکار میسازد. مکانیزهسازی تسکهای تکراری نه تنها احتمال بروز خطاهای انسانی را از بین میبرد، بلکه با افزایش سرعت انجام امور موجب صرفهجویی در هزینهها و وقت میشود.
چرا باید استهلاک اموال و دارایی ثابت انجام شود؟
استهلاک اموال انجام میشود تا هزینههای مرتبط با خرید و بهرهبرداری داراییها به طور منظم و متناسب با زمان تخصیص یابد. این فرآیند به چند دلیل اهمیت دارد:
- انعکاس واقعی ارزش داراییها: با استهلاک، ارزش داراییها در ترازنامه به شکل واقعبینانهتری منعکس میشود، زیرا داراییها با گذشت زمان و استفاده دچار کاهش ارزش میشوند.
- توزیع منظم هزینهها: استهلاک به تخصیص منظم و متناسب هزینهها در طول دوره عمر مفید دارایی کمک میکند و از افزایش ناگهانی و ناهماهنگ هزینهها در یک دوره خاص جلوگیری میکند.
- محاسبه دقیق سود و زیان: با استهلاک، هزینههای مرتبط با داراییها به طور دقیقتری محاسبه میشوند و این باعث میشود که سود و زیان دورهای به شکل دقیقتری منعکس شود.
- کاهش مالیات: با استهلاک، هزینههای استهلاک به عنوان هزینههای قابل قبول مالیاتی محاسبه میشوند و باعث کاهش مالیات پرداختی شرکتها میشوند.
- تصمیمگیری بهتر مدیریتی: مدیران با استفاده از اطلاعات استهلاک، میتوانند تصمیمات بهتری در زمینه بهرهبرداری و جایگزینی داراییها بگیرند. با استفاده از استهلاک، سازمانها میتوانند به بهبود مدیریت مالی و افزایش شفافیت در امور مالی خود دست یابند.
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت چیست؟
داراییهای ثابت به ردگیری موقعیتهای جغرافیایی، شرایط و نیازهای نگهداری مختلفی احتیاج دارند که میتواند فرایندی سخت و زمانبر باشد. بنابراین، استفاده از یک راهکار قابل اتکا و آزمایششده میتواند سرعت اجرای اثربخش عملیاتها را تا چند برابر افزایش دهد. در واقع، سیستم مدیریت اموال ثابت مدرن و هوشمند میتواند سراسر این فرایند خستهکننده و وقتگیر را تسهیل نماید.
کاربران با استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت میتوانند به سادگی امور زیر را انجام دهند:
- مدیریت دارائیهای ثابت از مرحله خرید تا از رده خارج کردن
- ردگیری جابهجاییهای دارایی در شرکت و بررسیهای منظم و مرتب تأیید پیروی از قواعد
- استفاده از انبار مرکزی مدیریت اسناد جهت دیجیتالیزه کردن، ذخیرهسازی و ثبت جزئیات دارائی و اسناد مرتبط و حذف ثبت دستی و فیزیکی
- تهیه گزارش از وضعیت دارایی، به ویژه گزارشهای مرتبط با استهلاک و آپدیت وضعیتها بر اساس قواعد تنظیمشده
در واقع، نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای ثابت به کسبوکارها کمک میکند تا بهرهوری این نوع از داراییهای خود را به صورت حدأکثری افزایش دهند.
سه مؤلفه اصلی نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت
میتوانیم بگوییم که هر نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت سه مؤلفه اصلی دارد که عبارتند از:
- ثبت متمرکز دارایی
گردآوری پایگاه داده کارآمد از تمام داراییهای سازمان و ثبت تمام رویدادها در چرخه حیات دارایی
- ردگیری و تأیید دارایی
مانیتورینگ جابهجاییهای دارایی و کسب اطمینان از ثبت بهروز آن در تمام زمانها – این مورد میتواند یک فرایند روزانه بهروزرسانی سیستم از طریق بررسیهای مداوم باشد.
- حسابداری استهلاک دارایی
حسابداری استهلاک و گزارشگیری از تمام اطلاعات مالی مربوط به دارایی در ترازنامه
کاربردهای نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت چیست؟
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت کاربردهای مختلفی دارد که در اینجا به تعدادی از آنها اشاره میکنیم.
-
کامپایل ثبت مرکزی دارایی
سازمانها معمولاً از چند لیست مختلف نگهداری میکنند که به عنوان روش ناکارآمد مدیریت داراییها موجب ایجاد مشکلات متعدد میگردد. با این روش، تأیید لیستها، جلوگیری از ایجاد نسخههای کپی غیرضروری و انجام محاسبات استهلاک دشوار خواهد بود. ثبت مرکزی این مشکل را حل کرده و به جلوگیری از کپی غیرضروری خرید داراییها کمک میکند. نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت برای نگهداری از پایگاه داده مرکزی ضروری است و تصویری صحیح و دقیق از تمام داراییهای تحت مالکیت ایجاد میکند.
-
ثبت تاریخچه دارایی
ذخیره جزئیات اطلاعات دارایی و تاریخچه مالی دادههای ارزشمندی را در اختیار کسبوکارها قرار میدهد که اخذ تصمیمهای استراتژیک را برای مدیران تسهیل مینماید.
-
بررسی و ارائه گواهی
مشکلات مدیریت اموال و دارایی ثابت معمولاً در جریان بررسیها آشکار میشوند. این مشکلات در صورتی حل خواهند شد که کسبوکار سیستم مطلوبی را برای جایگزینی سیستم قدیمی داشته باشد. استفاده از نرم افزارهای ویژه میتواند در این مورد به تیمهای مالی کمک شایستهای کند.
-
ثبت بیمه
بسیاری اوقات پیش میآید که تعدادی از داراییها دیگر کاربردی ندارند، اما شرکتها حق بیمه آنها را پرداخت میکنند. نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت ثبت داراییها را بهروز نگه میدارد تا هزینههای بیمه کاهش یابد. اطلاع از لیست داراییهای موجود فواید قابل توجه دیگری نیز به همراه دارد که موجب کاهش هزینهها خواهد شد.
-
ردگیری دارایی
فرایند ردگیری منظم موقعیت جغرافیایی و فعالیت دارایی را ردگیری دارایی میگویند. معمولاً دارائیها بارکدگذاری یا تگگذاری میشوند، پس جابهجایی آنها را میتوان به سادگی ردگیری کرد، اما اطلاعات مربوط به آنها را میتوان به سادگی با یک ابزار هوشمند انجام داد.
-
بررسیهای فیزیکی
بررسیهای فیزیکی به منظور هماهنگی داراییهای ثبتشده با داراییهای موجود کسبوکار صورت میگیرند.
-
مدیریت داراییهای غیرسرمایهای
کسبوکارها باید اطلاعات کاملی درباره داراییها غیرسرمایهای نیز داشته باشند. بهتر است این اقلام در بخش ثبت مرکزی دارایی درج شوند تا کنترل و بهرهوری به بالاترین سطح خود برسد.
چه کسانی از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت استفاده میکنند؟
وقتی که حرف مدیریت اموال و دارائیهای ثابت به میان میآید، افراد و واحدهای مختلف کسبوکارها درگیر موضوع میشوند. برای مثال، میتوانیم نمونههای زیر را نام ببریم:
- واحد مالی
نرم افزار کاربردی اموال و دارایی ثابت در محاسبه استهلاک به واحد مالی کمک میکند.
- واحد IT
پرسنل IT باید از مکان و موقعیت جغرافیایی داراییها اطلاع داشته و به اطلاعات بهروزی درباره تجهیزات IT دسترسی داشته باشند.
- دفتر مرکزی
کسبوکارها باید از صحت اطلاعات ترازنامههای خود اطمینان حاصل کنند. بهروز بودن ترازنامهها فواید مختلفی به همراه دارد؛ برای مثال، بهرهوری منابع افزایش خواهد یافت، پرداختها دقیق خواهند شد (مثلاً پرداخت حق بیمه) و داراییها کمتر از قلم میافتند یا گم میشوند.
- دفاتر جانبی
داراییهای دفاتر جانبی باید به طور منظم ردگیری شوند، به نحوی که بتوان اطلاعات را به صورت مستقیم به ثبت مرکزی داراییها ارسال کرد.
مزایای نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای ثابت
ردگیری مقتضیات نگهداری و استهلاک داراییها، بدون استفاده از یک روش مکانیزه برای مدیریت داراییهای ثابت، تقریباً غیرممکن است. این تسکها برای کسب اطمینان از کارکرد مطلوب تمام داراییها و خدمت آنها به شرکت در بلندمدت حیاتی هستند. خرابیهای زودهنگام و تعمیرات برنامهریزی نشده میتواند برای هر کسبوکاری هزینهبردار باشد، پس واضح است که نگهداری و نظارت روتین ضروری است.
بررسیها نشان میدهد که شرکتهای مجهز به نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت از مزایای قابل ملاحظهای برخوردارند. وقتی که شرکتی یک سیستم جامع برای مدیریت ساختمانها و ماشینآلات داشته باشد، میتواند از آن برای افزایش بهرهوری داراییهایش استفاده کند. در اینجا تعدادی از مزایای نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای ثابت را بیشتر بررسی میکنیم:
-
بهبود امنیت
تعدادی از شرکتها و سازمانهای دولتی و خصوصی با مخاطرات امنیتی مختلفی مواجهاند؛ بنابراین، لازم است دیدی شفاف نسبت به عملیاتهای خود داشته باشند. سیستم ردگیری داراییها ذخیرهسازی و ردگیری دقیق داده را تسهیل میکند. کاربران میتوانند احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهند یا موارد را به عنوان منابع آتی ثبت کنند.
-
بودجهبندی، نرخ بازگشت سرمایه و کاهش هزینهها
کسبوکارها باید همیشه به دنبال روشهای افزایش بهرهوری عملیاتها باشند – این همان تجارت موفق است. نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت امکان حصول اطمینان از بهصرفه بودن دارائیها را فراهم میآورد. یکی از مشکلات بسیاری از کسبوکارها خرید اموال غیرضروری است و ردگیری آنها با صفحهگستردهها امری کسلکننده است که معمولاً ضریب خطا را افزایش میدهد.
بنابراین، وجود یک سیستم ذخیرهسازی و ردگیری قابل اتکا برای این دادهها ضروری است. به این صورت، شرکتها کنترل کاملی روی تصمیمات خرید خود خواهند داشت. لازم به اشاره است که چند ویژگی نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت به بودجهبندی و مدیریت عملیاتها کمک میکند. وقتی که ویژگیهای دارائی مانند استهلاک تعیین میشوند، کاربران میتوانند چرخه حیات دارائیها را پیشبینی کنند.
-
گزارشگیری کارآمد و دقیق
ویژگیهای هوش تجاری، مانند گزارشگیری، دادههای مربوط به عملکرد داراییها را در لحظه در اختیار تصمیمگیرندگان قرار میدهند. این اطلاعات امکان تصمیمگیری دادهمحور را در مورد تک تک دارائیها فراهم میآورد.
این ویژگیها فرایند مدیریت را تسهیل میکنند، سودآوری کلی شرکت را افزایش میدهند و احتمال خطاهای انسانی را کاهش میدهند. توجه داشته باشید که حتی خطاهای کوچک میتوانند در نتیجه محاسبه اشتباه استهلاک باشند که در کمضررترین حالت منجر به اتلاف وقت و پول خواهند شد.
-
کاهش هزینههای نگهداری
سوءمدیریت داراییها موجب افزایش غیرضروری هزینههای نگهداشت و کاهش چرخه حیات دارائی میشود. نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت اطلاعات ضروری داراییها را ذخیره میسازد. به این صورت، این ابزار با شناسایی اقلام ناکارآمد تأثیرات مثبتی بر توسعه کسبوکار خواهد گذاشت.
-
تسهیل عملیاتهای بررسی
بررسی برای تعیین دارائیهای تحت مالکیت و موقعیت جغرافیایی و مکانی آنها ضروری است. با استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت، میتوانید دورههای زمانی فرایند بررسیها را تعیین کرده و بهروزرسانی وضعیتها را دریافت کنید. به این صورت، گامهای غیرضروری را از عملیاتهای روزانه حذف میکنید.
همچنین سازمان ها می توانند جهت مدیریت اموال غیر منقول خود به عنوان اموال و دارایی ثابت،از نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات محاسبان استفاده کنند. این نرم افزار هم امکان ثبت تمامی اطلاعات املاک به همراه قراردادها، انشعابات، تاسیسات، امکانات، پرونده های حقوقی، مزایده ها، بیمه ها، حوادث، بهسازی و نوسازی و سایر امکانات دیگر به همراه گزارشات مربوطه را دارد و هم از قابلیت جانمایی روی نقشه برخوردار است.
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت محاسبان
در صورتی که قصد دارید مدیریت اموال دارائیهای ثابت خود را به کمک نرم افزار مربوطه به روش امروزی انجام دهید، پیشنهاد ما نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت محاسبان است. حساب رایان پارس یک شرکت دانشبنیان با سابقه بیش از 2 دهه خدمت در زمینه تولید نرم افزارهای جامع مالی و اداری است و نامی آشنا و قابل اعتماد در این صنعت محسوب میشود.
نرم افزار مدیریت اموال محاسبان مشخصات منحصر به فردی دارد که آن را از سایر محصولات موجود در ایران متمایز میسازد. به کمک این نرم افزار میتوانید سوابق اموال را حفظ و نگهداری نمایید و از صرف وقت و هزینه زیاد جلوگیری کنید. این نرم افزار مطابق آییننامه قانون محاسبات عمومی کشور ابلاغشده از سوی وزارت اقتصاد و امور دارایی طراحی و تولید شده است و پیادهسازی فرایندهای اموال دولتی و غیردولتی از جمله ثبت مجوزها، مدیریت گردش بر روی اموال، اختصاص یک یا چند جمعدار به یک یا چند مرکز اموال جهت مدیریت عملیات و ... طبق قوانین مربوطه انجام میپذیرد.
در مجموع، باید بگوییم که نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای ثابت محاسبان شما از هر نظری بینیاز میسازد. این نرم افزار ابزاری قدرتمند در راستای سیاست توسعه کسبوکار شما خواهد بود، زیرا کنترل و نظارت بر اموال و داراییهای کسبوکار شما به امری ساده و آسان تبدیل خواهد کرد. پیشنهاد میدهیم همین الان فرم دریافت مشاوره و دموی رایگان این نرم افزار را پر کنید تا کارشناسان حساب رایان در اسرع وقت با شما تماس حاصل نمایند.
کلام آخر
هر کسبوکاری، در هر سایز و اندازهای، به نرم افزار مدیریت اموال و دارایی ثابت، به عنوان ابزاری حیاتی برای توسعه کسبوکار خود نیاز دارد. این نرم افزار امور مهمی را در فرایند کنترل، نظارت و ردگیری دارائیهای ثابت انجام میدهد. در جهان امروز، اگر کسبوکاری قابلیت مدیریت صحیح این بخش از داراییهای خود را نداشته باشد، ممکن است با خسارتها و زیانهای مالی قابل توجهی روبرو شود.
همچنین سازمان ها می توانند جهت مدیریت اموال غیرمنقول خود که به عنوان اموال و دارایی ثابت می باشد از نرم افزار مدیریت املاک و مستغلات محاسبان استفاده کنند. این نرم افزار هم امکان ثبت تمامی اطلاعات املاک به همراه قراردادها، انشعابات، تاسیسات، امکانات، پرونده های حقوقی، مزایده ها، بیمه ها، حوادث، بهسازی و نوسازی و سایر امکانات دیگر به همراه گزارشات مربوطه را دارد و هم قابلیت جانمایی روی نقشه را نیز دارد می باشد.
در این مقاله از مجله حساب رایان پارس نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای ثابت را از جوانب مختلفی بررسی کردیم تا آشنایی کامل و جامعی با این ابزار قدرتمند تجاری به دست آورید. در صورتی که شما هم با این نرم افزار سروکار داشتهاید، پیشنهاد میدهیم تجارب خود را با ما و سایر مخاطبان حساب رایان در میان بگذارید. نظرات شما بر کیفیت مقالات ما تأثیرگذار خواهد بود.