اخبار و مقالات

تازه های فناوری و مقالات تخصصی حساب رایان

فارغ از ابعاد و مقیاس، تمامی کسب و کارها بنگاه‌های اقتصادی هستند که گردش صحیح مالی، پایه و اساس تشکیل و بقای آنهاست ولی متاسفانه بسیاری از تازه‌کاران علاقه‌مند از این بخش مهم غافل هستند و عمده شکست‌ها و زیان‌ها به همین علت اتفاق می‌افتد، لذا تصمیم گرفتیم با ارائه سلسله مقالات آموزشی ساده، سهم کوچکی در رفع این اشکال داشته باشیم. برای مطالعه دیگر مقالات مرتبط با حسابداری و امور مالی حساب رایان، می‌توانید به صفحه مقالات مراجعه نمایید.
 

فرض کنید شما صاحب یک کسب و کار هستید و نه یک حسابدار، بنابراین ترجیح می‌دهید که وقت و تمرکز خود را روی پیشرفت کسب و کار خود گذاشته تا اینکه برای ثبت و ضبط مراودات مالی و هر نوع فعالیت وقت‌گیر دیگر که از ارزش کمتری برخوردار است وقت گران‌بهایتان را تلف کنید. بنابراین اینجاست که نرم افزار حسابداری و مالی اهمیت پیدا کرده و به کمک شما می‌شتابد. اگر انتخاب شما صحیح باشد و به درستی از آن استفاده نمائید، کارهای شما آسان‌تر شده و با انجام کلیه امور پیچیده مالی از طریق نرم افزار، این موارد به سادگی تحت کنترل و مدیریت شما قرار خواهند گرفت.


آیا اصلا به نرم افزار حسابداری مالی نیاز دارید؟
سرمایه‌گذاری روی نرم افزار حسابداری و مالی، یکی از بهترین تصمیماتی است که صاحبان کسب و کار می توانند اتخاذ کنند، اما آیا این در مورد شما هم صدق می کند؟ برای بعضی کسب و کارها، استفاده از نرم افزارهای صفحه گسترده (نظیر Excel) و حتی روش‌های سنتی و دستی، نیاز آن مجموعه را برآورده می‌کند که البته باز هم در این گونه موارد، استفاده از نرم افزار توصیه شده و می‌تواند این نیاز را بهتر تامین نماید.


اما اگر هر یک از شرایط زیر در مورد نوع کار شما صدق می‌کند، بنابراین سرمایه‌گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری کار معقولی محسوب می‌شود که هیچ، به شدت توصیه می‌شود:

  • تازه شروع به کار کرده‌اید : استفاده از نرم افزار حسابداری مالی از بدو شروع فعالیت شرکت، کسب و کار شما (حتی استارتاپ‌ها) را در جهت صحیح خود در راستای موفقیت قرار می‌دهد. در واقع استفاده از نرم افزار حسابداری و مالی از ابتدای کار، بسیار سودمندتر از تهیه و استفاده از آن بعد از چند ماه یا چند سال کار به روش سنتی و قدیمی است. 
     
  • کسب و کار شما در حال رشد است: اگر برنامه برای توسعه دارید و یا در مرحله توسعه قرار گرفته‌اید، استفاده از حسابداری سنتی و سیستم دفتری قدیمی قطعاً سخت و مشکل ساز است. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند با تسهیل و شفاف‌سازی برخی فرایندها و اتوماتیک کردن برخی محاسبات و عملیات مالی که با معیارهای توسعه شما هم‌سو هستند، حجم بسیار زیادی از زمان و سرمایه کسب و کارتان را حفظ نماید.

 

  • سیستم فعلی شما بسیار پیچیده است: همه نرم افزارهای مالی و اداری تفاوت‌های آشکاری دارند. برخی از نرم افزارها فرایندها را به‌صورت بسیار پیچیده دریافت می‌کنند و ویژگی‌هایی دارند که برای کار شما عملاً زائد و بلا استفاده است. برخی از آنها هم ویژگی‌ها و امکاناتی دارند که عملاً شما به آنها نیازی ندارید. بنابراین اگر در چنین وضعیتی قرار دارید، سرمایه‌گذاری روی نرم افزار مالی و حسابداری بهتر، کار بسیار عاقلانه‌ایست.
     
  • به دنبال راهی برای انطباق فعالیت‌ها با قوانین هستید: در صورتی‌که از قوانین و بخشنامه‌های مالی آگاهی ندارید و یا حتی با اصول حسابداری و امور مالی آشنایی ندارید، استفاده از نرم‌افزارهای باسابقه و شناخته شده، بهترین سرمایه‌گذاری در کسب و کار شماست. تولیدکنندگان این‌گونه نرم افزارها سعی می‌کنند تا آخرین قوانین، بخشنامه‌ها و ملزومات مالی را در نرم‌افزارهای خود اعمال کنند. بنابراین حتی نرم افزار برای شما در حکم مشاور و راهنما خواهد بود و بسیاری از نیازهایی که شما هنوز از آنها آگاهی ندارید را از پیش برای شما تامین می‌کنند.



ویژگی‌های نرم افزار جامع مالی و حسابداری
این نوع از نرم افزارها مجموعه‌ای از امکانات فنی و قابلیت‌ها را برای شما فراهم می‌کنند تا به وسیله آن بتوانید امور مالی خود را به سادگی مدیریت کنید. البته خیلی از صاحبان کسب و کارها و شرکت‌ها در صحبت‌های خود به سادگی محیط کاربری و صرفه جویی در وقت به عنوان دو فاکتور بسیار مهم از ویژگی‌های نرم افزار مالی خود اشاره کرده‌اند که در زمان انتخاب نرم افزار برای آنها از بالاترین درجه اهمیت برخوردار است.

در اینجا به برخی ویژگی‌هایی که یک نرم افزار حسابداری و مالی باید داشته باشد می‌پردازیم:
 

  • تامین نیازهای اولیه حسابداری: یک نرم افزار حسابداری در ساده‌ترین حالت باید بتواند نیازهای ابتدایی امور مالی و حسابداری نظیر صدور فاکتور، مدیریت درآمدها و هزینه‌ها، گزارش‌های مالی و مدیریت اطلاعات مشتریان و تامین‌کنندگان را برآورده کند.
     
  • اتوماسیون مالی: انجام کارهایی به صورت اتوماتیک نظیر صدور فاکتور، پرداخت زمان‌‌بندی شده، اطلاع رسانی موارد تاریخ گذشته، و سایر مواردی که می‌شود بصورت مکانیزه و هوشمند انجام گردد، در مدیریت بهینه و صرفه‌جویی در وقت شما به میزان قابل توجهی کمک خواهد کرد.
     
  • قالب‌های از پیش آماده: امکان استفاده از قالب‌های آماده جهت صدور پیش فاکتور و پیشنهاد قیمت و در نهایت امکان تبدیل آنها به فاکتور یا صورت حساب نهایی.
     
  • سازگاری با سیستم مالیاتی: داشتن امکان محاسبه خودکار مالیات و سازگاری با نرخ های متفاوت مالیاتی و امکان انجام محاسبات مربوطه، زندگی شما و حسابدار شما را بسیار بهبود می بخشد.
     
  • چند کاربره بودن: عموماً علاوه بر دسترسی کاربر اصلی، حسابدار و کارکنان حسابداری شما نیز می‌بایست بتوانند بصورت موازی از نرم افزار حسابداری مالی استفاده کرده تا حجم کار بین همه تقسیم شده و درصد خطا کاهش یابد.
     
  • سازگاری با سیستم حقوق و دستمزد: معمولاً در سیستم‌های جامع مالی و اداری، سامانه حقوق و دستمزد بصورت یک سیستم مستقل عمل می‌نماید. لذا ارتباط با سیستم حسابداری و انجام محاسبات بصورت اتوماتیک یکی دیگر از ویژگی‌های مهم و کاربردی است.
     
  • دسترسی فراگیر: یکی از ویژگی‌های بسیار مهم برای مدیرانی که بصورت همیشگی در ماموریت و سفرهای مختلف هستند، دسترسی از همه نقاط به اطلاعات مالی مجموعه است. بنابراین با استفاده از ابزارهای مختلف و از نقاط مختلف دنیا می‌بایست امکان دسترسی به اطلاعات مالی فراهم باشد.
     
  • سازگاری با نرم افزارهای جانبی و جدید: معمولاً سیستم های مالی و اداری بصورت یکپارچه و از یک برند خاص تهیه نمی‌شوند، بلکه بسته به نیاز و بودجه موجود این نرم افزارها تهیه شده و در برخی موارد از برندهای مختلف این خرید انجام می‌شود، بنابراین نرم افزار مالی شما باید امکان سازگاری با سایر نرم افزارها را داشته باشد.

 

قیمت نرم افزار حسابداری و مالی
قیمت نرم افزار حسابداری و نرم افزارهای جامع مالی و اداری، با توجه به امکانات و ویژگی‌های آنها بسیار متغیر است. برخی از تولیدکنندگان نرم افزار از روش‌های حق عضویت ثابت ماهیانه یا سالیانه استفاده می‌کنند و برخی دیگر بر اساس نوع پکیج‌ها و بسته‌های آماده قیمت مشخص می‌کنند، برخی دیگر نیز نسخه‌هایی را با امکانات محدود بصورت رایگان ارائه و برای توسعه امکانات و گسترش توانمندی‌های نرم افزار، هزینه دریافت می‌کنند که بعضی مواقع از نظر تعداد کاربر، تعداد تراکنش‌های قابل ثبت و یا از نظر تعداد امکانات دارای محدودیت هستند.


مزایای نرم افزار جامع حسابداری و مالی
علاوه بر مدیریت مالی مجموعه و کمک به تسهیل فرایندهای مربوط به آن، معمولاً نرم افزارهای مالی اداری ویژگی‌هایی دارند که به مدیریت برخی بخش‌های دیگر نیز کمک می‌کند. در بررسی‌های انجام شده با صاحبان کسب و کار و شرکت‌ها، مواردی که مورد علاقه مدیران بوده و به نظر آنها اگر در سیستم مالی و اداری دیده شود بهتر است بدین شرح اعلام شده است:

  • جامع بودن نرم افزار: اکثر قریب به اتفاق مدیران تمایل دارند همه نیازهای خود را در قالب یک سیستم یکپارچه داشته باشند. در واقع مدیران در کسب و کارهای کوچک بیشتر در این خصوص اظهار نظر کرده‌اند و اعلام داشته‌اند که یک سیستم باید بصورت جامع همه نیازهای اولیه مالی و اداری آنها را برآورده نماید.
     
  • محیط کاربری ساده و آسان: برخی از مدیران که سابقه مدیریت اجرایی کمتری دارند، در حالت عادی از پیچیدگی‌های ثبت و مدیریت مالی در حجم بالا می‌ترسند، اما زمانی که ثبت این اطلاعات و مشاهده گردش آن از طریق یک محیط ساده و جذاب صورت پذیرد، بخشی از این سختی و مشقت کم شده و کار را برای مدیر یا حسابدار آسان‌تر می‌کند.

 

  • قابلیت رهگیری مرحله به مرحله: امکان مشاهده وضعیت عمل انجام شده از سوی مشتری نیز یکی از موارد بسیار مهم شمرده شده از سوی مدیران است. در واقع زمانی که یک فاکتور یا پیش فاکتور برای مشتری ارسال می‌شود، همانند سیستم تیکتینگ، خیلی خوب است که متوجه شویم آیا این سند توسط مشتری، دریافت یا مشاهده شده است یا خیر تا بتوان بر اساس آن اقدام بعدی را به‌موقع انجام داد.

 

  • دسترسی لحظه ای به اطلاعات: زمانی که یک تراکنش در سیستم مالی ثبت میگردد، بسیاری از سایر قسمتها خود به خود به‌روز شده و برخی محاسبات مالی و اعتباری به‌صورت خودکار در سیستم اتفاق می‌افتد. برای مثال پس از فروش یک محصول و ثبت دریافت وجه آن، سیستم انبارداری نیز خود به‌ خود از موجودی کالا کم کرده و نرم افزار حسابداری مالیات‌های تبادل شده آن را محاسبه و ثبت می‌نماید که البته بسیار بیشتر از این فرایندها اتفاق می‌افتد. لذا دسترسی لحظه‌ای به این اطلاعات و تغییرات اتفاق افتاده نیز در بهبود مدیریت بسیار موثر بوده و به نوعی ابزار کمکی برای مدیر محسوب می‌شود.


خرید نرم افزار مالی و حسابداری مناسب
آیا برای سرمایه‌گذاری روی نرم افزار جامع مالی و حسابداری آماده هستید؟ انتخاب سیستم مناسب کلید موفقیت در این سرمایه‌گذاری است. در کنار موارد ذکر شده بالا و مرور کلی نظرات جمع‌آوری شده از برخی مدیران شرکت‌کننده در طرح، در یک جمع‌بندی کلی، سوالاتی ذکر شده که بهتر است هنگام تهیه نرم افزار مطرح و مورد توجه قرار گیرد.

 

  • آیا نرم افزار مورد نظر ویژه کسب و کارهای کوچک تولید شده است؟
  • آیا نرم افزار مربوطه برای کسب و کار من مناسب است؟
  • آیا شرکت مربوطه نرم افزار با قابلیت شخصی‌سازی جهت تامین نیازهای من دارد؟
  • ظرفیت و تعداد مشتری یا کاربر نرم افزار مورد نظر تا چه حد است؟
  • میزان سازگاری و انطباق نرم افزار با فرایندها و نیازهای بخش‌های دولتی نظیر دارایی و مالیات چقدر است؟
  • نحوه نگه‌داشت اطلاعات موجود در نرم افزار چگونه است؟ و در صورت بروز مشکل در چه مدت زمانی و با چه کیفیتی قابل بازیابی است؟
  • چه پروتکل ها و روش‌هایی برای حفظ امنیت داده‌های مشتریان و خود شرکت دارید؟ و چه میزان تضمین پذیرند؟
  • هزینه نهایی و تمام شده سیستم چقدر است؟ آیا هزینه های پنهان یا در آینده ای دارد؟
  • با چه روش‌هایی خدمات پشتیبانی ارائه می‌گردد؟ و در چه زمانی از روز و هفته و ماه؟

 

در نهایت به عنوان یک تجربه موفق پیشنهاد می‌گردد علاوه بر موارد فوق، از شرکت‌های همکار و نزدیک نیز استعلام شده و بر اساس تجربه‌های آنها و مخصوصا تجربیات موفق، شرکت‌ها انتخاب شده و مورد بررسی قرار گیرند.

 

پربازدیدترین مقالات

درخواست دمو   درخواست دمو