شرکت‌هایی که ارائه‌دهنده خدمات هستند، در جهت مدیریت امور مالی مجموعه‌شان به نرم افزار حسابداری خدماتی نیاز دارند. مدیران شرکت‌های خدماتی، جهت تعیین اهداف و برنامه‌ریزی در جهت آن، باید از بهترین نرم افزار خدماتی استفاده کنند. نرم افزار حسابداری خدماتی می‌تواند در سریع‌ترین زمان ممکن گزارشات جامع و کاملی را در اختیار هیئت مدیره شرکت‌ها قرار دهد. استفاده از نرم افزار خدماتی باعث سهولت در انجام عملیات و فرایند سازمانی، دریافت اطلاعات صحیح و دقیق در کوتاهترین زمان و کاهش خطای انسانی می‌شود.
گپ‌وگفت رادیو رایان با آقای اصانلو - چالش شرکت‌های خدماتی و راهکار آن (1)
شرکت‌های خدماتی و انواع آن
شرکت‌های خدماتی شرکت‌هایی هستند که ماهیت اصلی آنها ارائه خدمت به افراد جامعه می‌باشد. امروزه، با توجه به وضعیت موجود در جامعه و تکنولوژی، این شرکت‌ها مورد استقبال قرار گرفته‌اند. البته این دسته‌بندی مربوط به نوع خدماتی است که افراد در جامعه، بر حسب نیازشان از این سازمان‌ها دریافت می‌کنند. این شرکت‌ها با توجه به گستردگی فعالیتی که دارند به انواع مختلفی از جمله شرکت‌های خدماتی عمومی، تعاونی و خصوصی تقسیم‌بندی می‌شوند که به آنها اشاره خواهیم نمود.
شرکت‌های خدماتی عمومی
شرکت‌هایی که امور مربوط به ارائه خدمات به عموم افراد جامعه را انجام می‌دهند در این دسته قرار می‌گیرند.
شرکت‌های تعمیراتی مانند تعمیر لوازم خانگی، شرکت‌های خدمات نظافتی مانند قالیشویی، شرکت‌های ارائه خدمات طبخ مانند پخت‌وپز برای مهمانی‌ها و مراسم، از این دسته از شرکت‌های خدماتی می‌باشند.
شرکت‌های خدماتی تعاونی
نوع فعالیت این شرکت‌ها بر اساس برنامه‌های وزارت تعاون مشخص می‌گردد و به سازمان‌ها وابسته هستند و همچنین به مجوز‌هایی از سمت شهرداری نیاز دارند. امور حمل و نقل مربوط به اداره امور حمل و نقل، تعاونی اتوبوسرانی، شرکت‌های خدماتی فضای سبز شهری، بازیافت و شرکت‌های زیباسازی از جمله شرکت‌های تعاونی می‌باشند.
شرکت‌های خدماتی تأمین نیروی انسانی
جذب و تأمین نیروی انسانی و تعاونی مصرف کارکنان از این نوع شرکت‌ها می‌باشند.
شرکت‌های خدمات سلامت و درمان
به شرکت‌های مربوط به سلامت و بهداشت مانند واکسیناسیون عموم می‌توان اشاره نمود.
شرکت‌های تعاونی
شامل تعاونی کشاورزی و روستایی، صنایع دستی و پرورش ماهی، زنبور عسل و ... هستند.
سایر شرکت‌ها
شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم افزار، شرکت‌های ارائه‌دهنده مشاوره به سازمان‌ها و ارگان‌ها جزو سایر شرکت‌های خدماتی می‌باشند.
شرکت‌های خدماتی خصوصی
شرکت‌هایی که در زمینه ارائه خدمات در بخش خصوصی فعالیت می‌کنند و به هیچ ارگان و سازمانی وابسته نیستند، ولی مجوز‌های مربوط به شروع کار را اخذ نموده‌اند. مانند:
- شرکت‌های خصوصی ارائه‌دهنده اینترنت
- شرکت‌های آرایشی و بهداشتی
- شرکت‌های خدمات پس از فروش محصولات
- شرکت‌های تأسیساتی و برودتی
- شرکت‌های خدماتی بازرسی و استاندارد
نرم افزار حسابداری
تمامی شرکت‌ها، اعم از شرکت‌های خدماتی، پیمانکاری، بازرگانی و تولیدی با توجه به گستردگی فعالیتشان نیاز به نرم افزار حسابداری دارند. با وجود نرم افزار حسابداری، اطلاعات و داده‌های مجموعه به صورت یکپارچه، دقیق و لحظه‌ای در دسترس مدیران شرکت‌های خدماتی قرار می‌گیرد. نرم افزارهای مالی و حسابداری از اصلی‌ترین و مهم‌ترین نیازهای شرکت‌ها و حسابداران مالی می‌باشند که با استفاده از این نرم افزارها هزینه‌های سازمان‌ها کاهش می‌یابد و خطاهای محاسباتی و انسانی به حدأقل می‌رسد. این نرم افزارها کمک می‌کنند تا مدیران با گزارشات به‌روز، برنامه‌ریزی بی‌نظیری جهت دستیابی به اهداف سازمان‌ها داشته باشند.
گپ‌وگفت رادیو رایان با آقای اصانلو - چالش شرکت‌های خدماتی و راهکار آن (2)
حسابداری شرکت خدماتی
حسابداری شرکت خدماتی به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها گفته می‌شود که در یک دوره مشخص و معین تمام اطلاعات و داده‌های مالی سازمان‌های ارائه‌دهنده خدمات را به صورت دقیق و منظم ثبت می‌نمایند. طبقه‌بندی تمام اطلاعات و رویدادهای مالی و ارائه گزارشات با سرعت بالا با توجه به فعالیت‌های خدماتی صورت‌گرفته در سازمان‌های خدماتی، از جمله مواردی است که در حسابداری شرکت خدماتی پیگیری می‌شود. مجموعه‌هایی از فعالیت‌ها که در آن ستون‌های بدهکار و بستانکار از دفتر روزنامه با ستون‌های حساب معین در تراز آزمایشی در هنگام مقایسه، برابر هستند. برای انجام حسابداری شرکت خدماتی از نرم افزار حسابداری خدماتی استفاده می‌گردد. در شرکت‌هایی که به دنبال بهره‌وری هستند، از راهکار خدماتی، که متخص این حوزه است، استفاده می‌شود.
فعالیت‌های دوره مالی
حسابدار خدماتی می‌بایست اسناد و مدارک تمام امور و فعالیت‌هایی که در طول یک دوره مالی انجام می‌شود را جمع آوری کند. حسابداران می‌بایست توجه کافی نسبت به اسناد و مدارک غیرواقعی که جهت محرومیت و معافیت مالیاتی هست را داشته باشند. پس از تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی جمع آوری شده در نرم افزار حسابداری خدماتی، ثبت سند حسابداری خدماتی توسط حسابدار انجام می‌شود. پس از تأیید آن در دفتر کل و در نهایت در دفتر معین ثبت می‌گردد.
فعالیت‌های پایان هر ماه
تمام فعالیت‌هایی که می‌بایست در پایان هر ماه صورت گیرد و به ماه بعد انتقال پیدا نکند، از وظایف حسابدار خدماتی می‌باشد. در پایان هر ماه، حسابدار خدماتی بررسی و مقایسه دقیق جهت برابری حساب‌های کل و معین و مانده حساب بدهکار و بستانکار را انجام می‌دهد. مانده‌گیری از داده‌های دفترکل با تراز آزمایشی دو ستونی در نرم افزار حسابداری خدماتی و جمع ستون بدهکار و بستانکار در حساب سرفصل منتخب صورت می‌گیرد.
فعالیت‌های پایان دوره مالی
عملیاتی که منجر به بستن حساب‌ها در سال مالی می‌شود، جزو فعالیت‌های پایان دوره مالی می‌باشد. در این مرحله، اقدامات اصلاحی جهت تراز آزمایشی صورت می‌گیرد که منجر به تهیه صورت سود و زیان، ترازنامه حسابداری و تراز اختتامیه می‌گردد. بستن حساب‌های دائمی و موقت از فعالیت‌های پایان دوره مالی می‌باشد. تمامی موارد فوق‌الذکر را می‌توان در یک نرم افزار حسابداری خدماتی به راحتی انجام داد.
صورت‌های مالی در نرم افزار حسابداری خدماتی
در توسعه کسب‌وکار‌ها و تصمیمگیری مدیران، تهیه و تنظیم صورت‌های مالی از اهمیت به‌سزایی برخوردار است. در تهیه صورت‌های مالی شرکت‌های خدماتی، اطلاعات مالی سازمان‌های خدماتی شامل شرایط دارایی‌ها و بدهی‌های سازمان در یک زمان مشخص می‌باشد. تهیه صورت‌های مالی، که بر اساس مفروضات حسابداری می‌باشد، به شفاف‌سازی و افزایش قدرت تصمیمگیری در سازمان‌های خدماتی کمک می‌نماید. در نرم افزار حسابداری خدماتی ترازنامه حسابداری، صورت‌های جریان نقدی و صورت سود و زیان در یک دوره مشخص تهیه می‌گردد.
دسته‌بندی کدینگ‌ها در نرم افزار حسابداری خدماتی
کدینگ حسابداری، در تمام شرکت‌ها، با توجه به زمینه فعالیت خدماتی، بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و سلیقه مدیر یا معاون مالی قابل تعریف و دسته‌بندی می‌باشد. کدینگ حسابداری در نرم افزار حسابداری خدماتی در بسیاری مواقع مشابه کدینگ در نرم افزار حسابداری پیمانکاری و بازرگانی می‌باشد و تفاوت چندانی ندارد. با این وجود، سلیقه حسابدار یا مدیر مالی در این طبقه‌بندی حائز اهمیت می‌باشد. البته، در اکثر شرکت‌های نرم افزاری، کدینگ حسابداری به صورت پیش‌فرض با توجه به حوزه فعالیت و صنعتشان ارائه می‌گردد. کدینگ حسابداری شرکت‌های خدماتی می‌تواند در 3 سطح گروه، کل و معین به همراه تفصیل شناور با 3 سطح درختی باشد.
بهترین روش برای حسابداری خدماتی با نرم افزار حسابداری خدماتی
با وجود اینکه شرکت‌های خدماتی از قوانین موجود در سازمان‌ها پیروی می‌کنند و حسابداری آن بر اساس مفروضات حسابداری پیش می‌رود، مدیران شرکت‌های خدماتی می‌توانند با استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی به اطلاعات یکپارچه جهت برنامه‌ریزی کارآمد، در راستای اهداف سازمان دست یابند. از این رو، بهترین روش برای حسابداری خدماتی، آموزش حسابداران خدماتی و به‌کارگیری بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی و یکپارچه مالی می‌باشد. روش‌های حسابداری جایگاه شرکت‌ها را در بازار مشخص و روند صحیح حرکت شرکت‌های خدماتی و همچنین گزارشات منظم و سریع را مشخص می‌سازند.
چالش‌های شرکت‌های خدماتی
تمام فعالیت‌ها و اقداماتی که در سطح کشور رخ می‌دهد و همچنین وضعیت اقتصادی کشور در کسب‌وکار‌ها تأثیرگذار می‌باشد. از چالش‌های شرکت‌های خدماتی، محدودیت‌هایی است که باعث کاهش رفت و آمد در شرکت‌های خدماتی می‌گردد. از آنجا که بابت شرکت‌های خدماتی نیاز به سرمایه زیاد و تحصیلات عالی نمی‌باشد و با سرمایه کم هم می‌توان شرکت خدماتی تأسیس نمود، رقابت در ارائه، تنوع و کیفیت خدمات بسیار زیاد را می‌توان از چالش‌های شرکتی حساب نمود.
این شرکت‌ها، همان طور که از نامشان پیداست، برای خدمت‌رسانی تشکیل می‌شوند، پس باید خدماتشان جلب رضایت مشتریان را داشته باشد. از چالش‌های دیگر این شرکت‌ها انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی است که نیاز به شناخت دقیق ویژگی‌های مورد نیاز در شرکت‌های خدماتی و امکانات نرم افزارهای حسابداری خدماتی دارد.
حقوق و دستمزد در شرکت‌های خدماتی
از موارد مهم در شرکت‌ها، دستیابی به آرشیو اطلاعات پرسنلی، احکام کارگزینی، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل‌شان می‌باشد. یکی از هزینه‌هایی که در تمام شرکت‌ها با آن سروکار دارند، هزینه‌های مرتبط به حقوق و دستمزد پرسنل می‌باشد. حقوق و دستمزد در شرکت‌های خدماتی امکان مقایسه و بررسی هزینه‌های دقیق دستمزد پرسنل، با توجه به بودجه در نظر گرفته و میزان دستمزد و ساعات کار اصلی و استاندارد را فراهم می‌کند. در اغلب سازمان‌ها، با تعداد پرسنل حدود 5-10 نفر به صورت اکسلی و سنتی، محاسبه دستمزد پرسنل را انجام می‌دهند. برای تعداد پرسنل بیش از 10 نفر از سیستم‌های یکپارچه نرم افزار حسابداری خدماتی و نرم فزار کارگزینی و حقوق و دستمزد استفاده می‌شود.
استفاده از راهکارها در نرم افزار حسابداری خدماتی
در شرکت‌های خدماتی سعی بر این است که کاربران و مدیرانشان بتوانند عملیات شرکت‌شان را با به‌کارگیری نرم افزار حسابداری خدماتی مدیریت کنند. برخی از این راهکارها به شرح زیر می‌باشد:
- مدیریت وضعیت بدهکاری و بستانکاری حساب‌ها
- مدیریت نقدینگی و موجودی بانک‌های سازمان‌های خدماتی
- مدیریت مانده حساب و اعتبار مشتریان خدماتی
- صدور پیش‌فاکتور و فاکتور جهت کالاهای شرکت‌های خدماتی
- گروه‌بندی و طبقه‌بندی خدمات شرکت‌های خدماتی
- دریافت گزارشات مدیریتی و لحظه‌ای در شرکت‌های خدماتی
اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی
استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی برای شرکت های خدماتی که به رشد و پیشرفت خود فکر می کنند، بسیار مهم می باشد. از دلایل این اهمیت می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- سهولت در مدیریت مالی: استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی باعث می شود که با انجام عملیات مالی به صورت خودکار،کارهای تکراری حذف شده و در وقت و انرژی منابع انسانی صرفه جویی شود تا آن ها بتوانند به کارهای دیگری رسیدگی کنند. همچنین استفاده از این نرم افزار باعث افزایش دقت در وارد کردن داده ها شده و میزان خطاهای انسانی را کاهش می دهد.
- افزایش شفافیت: با استفاده از این نرم افزار مدیران می توانند به راحتی و در هر زمان و هر مکان بر عملکرد مالی شرکت نظارت داشته باشند. کارمندان نیز می توانند از اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، پاداش ها و سایر موارد مربوط به خود آگاهی یابند. بر اساس این دسترسی ها، شفافیت در کسب و کار بیشتر شده و تصمیم گیری جهت ادامه فعالیت دقیق تر می شود و احساس مسئولیت افزایش بیشتری خواهد داشت.
- انطباق با مقررات: نرم افزار حسابداری خدماتی شرایط رعایت قوانین مالی را برای کسب و کارها فراهم می نماید. با استفاده از این نرم افزار، محاسبه مالیات خودکار می شود و مدیران از این طریق از درستی داده های مالی اطمینان حاصل می کنند. بنابراین با استفاده از این نرم افزار، خطر جریمه برای کسب و کارها کاهش یافته و از این طریق اعتبار مدیران در نزد مشتریان و مراجعان بیشتر خواهد شد.
- کمک به تصمیم گیری استراتژیک: نرم افزار حسابداری خدماتی می تواند در تصمیم گیری های استراتژیک به مدیران کمک کند چرا که گزارشات حاصل از تجزیه و تحلیل هزینه ها، درآمدای خدمات، جریان نقدی و سایر موارد مالی با استفاده از این نرم افزار به دست آن ها می رسد. این گزارشات اطلاعات دقیقی را در مورد بودجه، سرمایه گذاری، قیمت گذاری و ... در اختیار مدیران و سایر ذی نفعان قرار می دهد.
بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی
با توجه به ازدیاد شرکت‌های خدماتی و رقابت تنگاتنگ بین آنها، پیشنهاد می‌شود شرکت‌های خدماتی نرم افزاری را انتخاب کنند که تفاوتی محسوس نسبت به شرکت‌های دیگر داشته باشد. با این کار، این شرکت‌ها می‌توانند مزیت رقابتی پایدار ایجاد نمایند. در همین راستا، یکی از مطمئن‌ترین راه‌های انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی اعتماد به برندهای معتبر و خوشنام در این زمینه است. علاوه بر اعتبار برند، به‌روز بودن و داشتن قابلیت‌های کلیدی، مثل یکپارچه‌سازی، از سایر ویژگی‌های بهترین نرم افزار حسابداری خدماتی می‌باشد.
شرکت حساب رایان پارس با ارائه نرم افزار حسابداری خدماتی محاسبان می‌تواند در ثبت اطلاعات یکپارچه به کاربران و حسابداران و همچنین ارائه گزارشات لحظه‌ای و دقیق به مدیران کمک نماید. حساب رایان امکان استفاده از نرم افزار را برای تمامی‌شرکت‌های خدماتی فراهم می‌سازد.
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی
استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی مزایای بسیاری دارد. در این بخش به چند مورد از آن ها اشاره کرده و هر یک را توضیح می دهیم:
- افزایش سرعت در انجام کارها: در همه کسب و کارها، استفاده مناسب از زمان و صرفه جویی در آن اهمیت بسیاری دارد. با استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی می توان عملیات مالی و حسابداری را متناسب با هر خدمت در کوتاهترین زمان ممکن انجام داد.
- افزایش کارایی و دقت در انجام کارها: استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی برای کسب و کارها این امکان را به وجود می آورد که دیگر دچار خطاهای دستی نشوند. همچنین امکان ورود داده ها، محاسبات و گزارش گیری به صورت کاملا خودکار در نرم افزار حسابداری خدماتی باعث شده است که دیگر نیروی انسانی آزاد شده و با گذاشتن انرژی در بخش های دیگر، سبب افزایش کارایی کسب و کار شوند.
- امکان گزارش گیری و تجزیه و تحلیل در لحظه: به دست آوردن اطلاعات در قالب گزارشات متنوع به همراه تجزیه و تحلیل آن ها در هر زمان، به مدیران و صاحبان کسب و کارهای خدماتی این امکان را می دهد که به طور مداوم جریان نقدی خود را کنترل کنند، هزینه های انجام شده خدمات را تجزیه و تحلیل نمایند و به دنبال راه هایی برای افزایش سودآوری خدمات خود باشند. با داشتن گزارش های به موقع و تجزیه و تحلیل های در لحظه، مشکلات و مسائل احتمالی شناسایی شده و خیلی زود به آن ها رسیدگی خواهد شد.
- امکان کاهش هزینه ها: با توجه به صرفه جویی در زمان با استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی، هزینه ها نیز تا حد بالایی کاهش پیدا می کنند.
- محاسبه بهای تمام شده خدمات انجام شده: بهای تمام شده شرکت های خدماتی شامل حقوق و دستمزد، پاداش و هزینه های سربار می باشد. با استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی، محاسبه حقوق و دستمزد و هزینه های سربار و سایر هزینه های ارائه خدمات، به صورت خودکار انجام می شود تا مقدار بهای تمام شده خدمات به صورت شفاف مشخص شود. با محاسبه بهای تمام شده خدمات انجام شده، مدیران شرکت های خدماتی می توانند در رقابت با همکاران موفق بوده و مراجعین خود را وفادار به خدمات ارائه شده نگهدارند.
ویژگی‌ها و امکانات راهکار حسابداری خدماتی حساب رایان
ارائه خدمات به مشتریان و رضایت آنها در شرکت‌های خدماتی از مهم‌ترین امور محسوب می‌شود. شرکت حساب رایان با استفاده از نرم افزارهای یکپارچه مالی و اداری محاسبان، راهکار اختصاصی خود در حوزه خدمات را به فعالین این حوزه ارائه می‌دهد تا بتوانند با استفاده از این راهکار، فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود دهند. لازم به ذکر می‌باشد که شرکت حساب رایان با توجه به ارائه خدمات در سازمان‌های مختلف، موفق به کسب رتبه یک در ارائه خدمات و پشتیبانی توسط سازمان نظام صنفی بین شرکت‌های نرم افزاری می‌باشد. در ادامه به برخی از ویژگی‌های راهکار خدماتی اشاره می‌نماییم:
- ارائه و تهیه صورتحساب هر شخص متناسب با هر پروژه در نرم افزار مالی
- امکان صدور پیش‌فاکتور و فاکتور خدمات در سیستم فروش
- مدیریت وجوه نقد و نقدینگی شرکت در نرم افزار خزانه‌داری (دریافت و پرداخت)
- محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل مربوط به خدمات با سیستم منابع انسانی
- تنظیم و تهیه فرآیندهای خرید در کل سازمان با نرم افزار خرید و تدارکات
- امکان ثبت قراردادها و صورت وضعیت و امور مربوط به پیگیری هر قرارداد با استفاه از سیستم کنترل قرارداد
- بهبود فرآیندهای سازمانی در شرکت‌های خدماتی با استفاده از سیستم فرآیندساز
نرم افزار حسابداری خدماتی محاسبان
نرم افزار حسابداری خدماتی محاسبان به شما کمک می‌کند تا بتوانید سرفصل‌های حسابداری خدماتی را با کدینگ درختی و 3 تفصیلی شناور تعریف نمایید. همچنین، با دسترسی به اطلاعات یکجا و یکپارچه برنامه‌ریزی را جهت اهداف سازمانی داشته باشید. قابلیت ارتباط با شرکت‌ها یا سایت‌هایی که نیاز به وب‌سرویس دارند را برای شما فراهم می‌سازد. نرم افزار حسابداری خدماتی محاسبان امکان شخصی‌سازی و بومی‌سازی را با توجه به درخواست‌های مشتریان ارائه می‌نماید. آنچه که محاسبان را از دیگران متمایز می‌کند عبارت است از:
- امنیت اطلاعات (استفاده از بانک اطلاعاتی SQL و دارای قفل سخت افزاری و نرم افزاری)
- یکپارچکی اطلاعات (ارتباط تمام سیستم‌ها با هم و ثبت سند اتوماتیک)
- کاربردی برای شرکت‌های (بزرگ و متوسط و کوچک) با حجم کاری بالا
- به‌روزرسانی و اضافه شدن قابلیت‌های جدید متناسب با نیاز شرکت‌ها
- تنوع در سیستم و انتخاب زیرسیستم مورد نیاز هر شرکت
- داشتن قابلیت ارائه وب سرویس و لینک با دیگر نرم افزارها
- ارائه خدمات به مشتریان و قابلیت رهگیری درخواست‌ها توسط سامانه Ticketing
- منعطف در قراردادهای فروش و پشتیبانی
- سهولت کاربری و مشابه بودن فرم‌های تمام زیرسیستم‌ها
- دریافت گزارشات مدیریتی لحظه‌ای جامع و کامل
- تیم استقرار و راه‌اندازی باتجربه جهت پیاده‌سازی سیستم‌ها و فرایندهای سازمانی مشتریان
- ارتباط با سایر سیستم های محاسبان از جمله خزانه‌داری، خرید و فروش، حقوق و دستمزد، امور قراردادها
